Combien de documents! Oh mon Dieu, comment vais-je trouver exactement ce dont j'ai besoin? Pas même un seul jour au travail suffira. Il est inutile de regarder la pile de documents qui s'est formée sur votre bureau.
Si vous ne trouvez pas les documents dont vous avez besoin, ce n'est que votre faute, car vous n'avez pas voulu les cataloguer lorsque vous en avez eu l'occasion et les avez laissés se prélasser sur votre bureau. Ben c'est toi!
Mais maintenant il est en train de changer pour le mieux, avec PaperArchiver,qui vous permet de numériser tous nos papiers et les cataloguer dans une grande archivenumérique. Les avantages sont énormes: vous pouvez insérer tous les documents papier de votre bureau dans les archives numériques, les avoir toujours à portée de main et les retrouver dans un instant sans avoir à parcourir des centaines de documents.
Installer et configurer PaperArchiver
Connect PaperArchiver sur le site, cliquez sur le bouton bleu avant Téléchargementsà la fin de la page, puis sur le bouton Softpediaqui apparaît en haut à droite sous la rubrique Sites de téléchargement.
Sur le nouveau site Internet qui s'ouvre, cliquez sur le bouton rougeDownload and puis sur l'élémentExternal Mirror 1pour télécharger PaperArchiver sur votre ordinateur. À la fin du téléchargement, extrayez l'archive téléchargée dans n'importe quel dossier de votre ordinateur et double-cliquez sur le fichier d'installation (paperarchiver_installer.exe).Dans la première fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le bouton
OK, puis cliquez toujours sur le boutonSuivant and et surInstallerpour démarrer le processus d'installation. À la fin du processus d'installation, cliquez sur le bouton «Terminer».Une fois l'installation terminée, PaperArchiver s'ouvre. Cliquez sur l'espace vide sous l'élémentDossier d'archives: dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez le dossier dans lequel enregistrer vos archives numériques de documents et cliquez sur le boutonOK
.Entrez le mot de passe à ce moment que vous serez invité à vous connecter à votre mot de passe administrateur archives numériqueset mot de passe administrateur (Confirmer) et cliquez sur le
bouton Accepter.Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le drapeau anglais, tapez le mot de passe que vous venez de définir dansMot de passeet cliquez sur le boutonLogin to pour entrer dans votre archive numérique.
Comment utiliser au mieux PaperArchiverLa première chose à faire à ce stade est de créer une archive dans laquelle stocker numériquement les documents. Par exemple, j'ai créé l'archiveContratsdans laquelle j'archive les contrats de travail et l'archiveFactures archivées dans laquelle je conserve les factures.
Pour créer une archive, cliquez sur le premier bouton (
Créer une archive) dans le menu situé en haut de la fenêtre principale de PaperArchiver. Dans la fenêtre qui s'ouvre, tapez le nom de l'archive dans "Titre", une brève description dans "Description" et cliquez sur le bouton "Enregistrer".Pour numériser un document et l'insérer dans une archive, cliquez sur l'élémentArchivesdans la colonne de gauche du programme, puis sur le nom de l'archive. À ce stade, cliquez sur le bouton du scanner (
Ajouter un document) dans le menu situé en haut de la fenêtre principale de PaperArchiver.Dans la fenêtre qui s'ouvre, la première fois que vous cliquez sur le boutonSélectionner un scanner, sélectionnez votre scanner dans le menu qui s'affiche et cliquez sur le boutonSélectionner. À ce stade, vérifiez l'articleNumériser documentet cliquez sur le boutonSuivant
: ouvre le programme scanner de notre scanner, où nous devons commencer à numériser le document à archiver.Lorsque l'analyse est terminée, la fenêtre «Vérification» s'ouvre et vous devez cliquer sur le bouton «Non». Tout ce que vous avez à faire est de remplir les informations sur le document et cliquez sur le bouton "Mettre à jour": remplissez les informations sur le titre du document (Titre), son contenu (Description
) et son type (Catégorie).Pour visualiser un document numérisé, naviguez simplement dans notre archive numérique et double-cliquez sur son nom. Simple et rapide.
