Votre nouvel emploi vous oblige à gérer de grandes quantités de données, donc vous avez décidé de les organiser dans une base de données, à la fois pour les garder dans l'ordre, soit en les manipulant rapidement et d'une manière simple pour générer des graphiques ou des rapports. A cet égard, votre ami vous a parlé deAccess, le logiciel inclus dans la suite Microsoft Office conçu pour la gestion des bases de données et, curieusement, ont décidé d'essayer de comprendre qu'il peut ou non faire pour vous. Le seul inconvénient, cependant, est que vous n'avez pas la moindre idée de «comment utiliser Access» et vous avez peur de ne pas être assez pratique pour réussir dans votre intention.Eh bien, je suis heureux de vous dire que vous êtes au bon endroit au bon moment dans une rangée, en fait, je vais vous donner toutes les instructions dont vous avez besoin pour profiter de Microsoft Access pour créer et maintenir la gestion de votre base de données, il peut enfin donner un sens logique à vos données et, pourquoi pas, les mettre à jour en un rien de temps. Ne crains rien, ce n'est pas des opérations complexes, il est important d'avoir des idées claires sur la façon d'organiser et de structurer tous: apprendre ce que vous devez commencer tout au cours de cette lecture.Alors, que pensez-vous de vous mettre en action tout de suite? Asseyez-vous, coupez quelques minutes de temps pour vous et combien je dois dire que sur l'utilisation de cet excellent logiciel: Je suis sûr que, à la fin du guide, vous serez parfaitement en mesure de créer et gérer une base de données créée sur mesure à votre besoins. Cela dit, je ne peux que vous souhaiter bonne lecture et bon travail!

Index Comment installer Access

Comment créer une base de données dans Access

  • Ajouter
  • données Créer des relations tables
    • effectuer des requêtes
    • générer des rapports
    • Comment installer Access
    • je l'ai déjà mentionné il y a quelques lignes que l'accès fait partie de la suite de productivité de Microsoft Office: ce dernier n'est cependant pas disponible gratuitement: il ne peut être utilisé que par l'achat d'une licence commerciale ou l'abonnement à un abonnement à la plateforme Office 365; Pour que l'accès soit disponible dans le package, vous devez acheter une licence de

Office 365 Home

ou supérieure, avec des prix à partir de euros 10 euros / mois. Avant d'acheter, vous pouvez toujours obtenir une version d'essai gratuite d'Office pour voir si Access est la solution pour vous.Vous ne savez pas comment télécharger Office gratuitement? Ne vous inquiétez pas, la procédure est assez simple: connecté à Microsoft Office 365, cliquez sur le boutond'essai gratuit pendant 1 mois pageInternet, tapez l'e-mail et mot de passe associé à votre compte Microsoft (si vous en avez un, s'il vous plaît créer suivant mon tutoriel spécial), puis appuie sur le bouton

Accès.À ce stade, remplissez les formulaires indiqués sur la page suivante avec les informations requises. Pour être clair, prévoyez-vous que vous serez invité à spécifier une méthode de paiement: ne vous inquiétez pas, vous ne serez pas facturé quoi que ce soit jusqu'à la fin de la période d'essai d'Office 365 (vous pouvez désactiver le renouvellement automatique avant l'expiration via cette page Web ). Après avoir rempli les formulaires, tout ce que vous avez à faire est de suivre les instructions à l'écran pour télécharger et installer votre copie de test Microsoft Office.

Avez-vous besoin de plus de précisions sur les étapes ci-dessus? Je vous invite à jeter un coup d'oeil à mon guide sur la façon de télécharger Office, dans lequel je vous ai tout expliqué en détail.Après l'installation, vous pouvez démarrer Access en utilisant l'icône résidant dansDémarrer / Start Menu

écran de

de Windows (accessible en cliquant sur l'icône en forme de drapeau placé en bas à gauche de l'écran) ou d'un dossierApplications demacOS.Comment créer une base de données dans AccessComme je l'ai déjà mentionné au début de l'article, créer une base de données dans Access n'est pas compliqué, mais vous devez connaître exactement les critères d'organisation des données en votre possession. Avant de passer à l'action actuelle, je souhaite clarifier les concepts fondamentaux pour ce qui concerne les éléments qui composent une base de données.Table- c'est un ensemble de

lignes horizontales

et

  • colonnes verticales. Dans les colonnes (ouchamps) lespropriétésde l'élément sont indiquées, tandis que chaque rangée identifie une donnée précise. Voulant prendre par exemple une table d'étudiants, les colonnes seront définies propriétéschaque élève, un pour chaque colonne: nous aurons le champNom, le champNom, la naissance ChampAnnée, la champCode de taxe, le champAnnée de cours and, et ainsi de suite. Chaque rangée, d'autre part, définit un seul étudiant. Il est nécessaire que, dans chaque table Access, des éléments homogènes (ie ayant les mêmes propriétés) soient spécifiés.Entité- est le nomtechnique that qui définit les éléments qui font partie d'une table.Cellule- c'est l'unité (avec sa valeur assignée) dans laquelle une ligne et une colonne se croisent.
  • Record- est l'ensemble des propriétés d'une entité spécifique appartenant à la table: en d'autres termes, un enregistrement est simplement une ligne de la table qui définit un élément précis.Clé primaire- c'est le champ d'une table qui identifie chaque élément de manière unique. En d'autres termes, la clé primaire est une "propriété unique" d'un objet: si l'on veut prendre l'exemple de l'étudiant, on pourrait utiliser la colonne "code fiscal" comme clé primaire. Comme il est facile à comprendre, deux clés primaires identiques ne peuvent pas exister dans une table.
  • Rapport- est la "relation" qui relie deux tables contenant même des éléments distincts. Par exemple, les tables
  • Les étudiantset
  • examens, peuvent être liés de gauche à droite par rapportréclamations(
  • étudiant prend examen) et lerapport soutenu parde droite à gauche (examenpris par étudiant). Les relations sont utilisées dans des bases de données composées de plusieurs tables, lorsque les éléments de chacune d'elles doivent être «connectés» d'une manière ou d'une autre.Maintenant que vous connaissez la terminologie basique de la base de données, il est temps de commencer à travailler: si vous ne l'avez pas encore fait, lancez le programmeAccess programma, cliquez sur l'icône "Empty Desktop Database", affectez un nom à la base de données en le tapant dans la zone de texte fournie et cliquez sur le bouton «Créer».Tout comme les autres composants Office, vous pouvez profiter de modèles de base de données prêts à l'emploi: vous pouvez effectuer une recherche en utilisant la zone de texte approprié placé au sommet (. ExProduct Management), cliquez sur l'icône qui correspond le mieux mieux répondre à vos besoins, puis sur le bouton «Créer». Pour plus de commodité, à partir de ce moment je vais me référer à une base de données vide.Par défaut, Access crée une table contenant un champID, déjà défini comme une

clé primaire: Si vous le souhaitez, vous pouvez renommer le champ en cliquant droit sur les entrées correspondantes et en sélectionnantRenommerde champ dans le menu proposé. Si, par exemple, vous souhaitez créer une table contenant une liste d'étudiants, vous pouvez renommer le champ «ID» en «Code fiscal».Vous pouvez définir le type de donnéesqu'un champ doit contenir, ainsi que ses propriétés en cliquant sur le champ à modifier puis sur le champ de saisie

: vous pouvez utiliser le menu déroulantType de donnéesetFormat

(si fourni) pour le spécifier. Dans cet exemple, le code de taxe peut être spécifié comme «texte court»: vous pouvez spécifier sa longueur maximale dans la zone «Taille du champ». Dans cet exemple, le code de taxe est long exactement16 caractères.Si nécessaire, vous pouvez cocher la case «Obligatoire» pour éviter qu'un champ ne soit laissé vide. Pour ajouter un nouveau champ, vous pouvez profiter de boutonscourt texte, Nombre, Devise, Date et heure, Oui / NonetAutreschampsLes champs carte, ou cliquez sur l'élémentCliquez pour ajouter

placé tous à l'intérieur de la table. Pour supprimer un champ, cliquez simplement droitet sélectionnez l'élément «Supprimer le champ» dans le menu proposé.Ajout de donnéesMaintenant que vous avez enfin créé la structure de votre table, il est temps de la remplir avec les données dont vous avez besoin! Ne vous inquiétez pas, l'opération est vraiment simple: cliquez sur la cellule que vous souhaitez remplir et tapez les données que vous souhaitez lui attribuer.Vous pouvez passer d'un champ à l'enregistrement après avoir appuyé sur la toucheTab (généralement placé au-dessus de la touche Maj enfoncée sur le clavier) et lancer un nouvel enregistrement en appuyant sur la touche Enter. Si vous avez affecté l'attribut «Obligatoire» à un champ (en utilisant la case appropriée, comme je l'ai expliqué ci-dessus), vous devez lui attribuer une valeur avant de passer à l'enregistrement suivant.Pour supprimer un enregistrement, neFaites un clic droit sur la zone grise située à gauche du premier champ qui identifie, sélectionne la voixsupprimer des enregistrements dans le menu qui apparaît, puis appuie sur le bouton

Oui.Une fois la table terminée, vous pouvez l'enregistrer en appuyant sur le boutonSave, le bouton a diskettesitué dans le coin supérieur gauche de l'écran Access, donnant un nom à votre table.Vous pouvez créer de nouvelles tables dans votre base de données en cliquant sur la sectionCréer, située dans la barre en haut, puis sur le bouton puls Table pulsante.Créer des relations entre les tables La façon la plus simple de créer des relations entre les deux tables, il est certainement de mettre « dans le cadre » avec leurclés primaires: vouloir revenir à l'exemple précédent, vous pouvez créer une relation entre les entités étudiant dedeetexamen des étudiants

type « soutient » l'examen de

, créant

une connexion entre les clés qui identifient de manière unique les enregistrements de chaque table, à savoircode fiscal et le codeexamen. En termes très simples, cette opération indique à la base de données que les étudiants et les examens inclus dans les tableaux sont connectés d'une manière ou d'une autre.Apparemment, cette chose est inutile de sonner, mais je vous garantis qu'il n'est pas, parce que, ainsi que assigner un certain ordre et une certaine cohérence à l'ensemble des données de relations entre les tables peuvent être utilisées pour générer un rapport

pratique: par exemple, Dans la table Étudiant, un champ hypothétique «Nombre d'examens pris en charge» peut contenir le comptage automatique des relations entre l'enregistrement de l'étudiant et les éléments connexes de la table d'examen. De cette façon, lorsqu'un étudiant va passer un examen, il suffira de mettre à jour le rapport et le compte total sera généré automatiquement sur demande.Y compris l'utilité des relations, il est temps de passer au point. Pour créer un, cliquez sur les outils de base de données articleplacés en haut, puis sur le boutonRelations: du petit panneau proposé, sélectionnez la première table que vous avez l'intention d'engager dans le rapport, appuie sur le boutonAjoutez

et répétez l'opération avec les suivantes. Une fois toutes les tables nécessaires ajoutées, appuyez sur le boutonFermer.À ce stade, cliquez sur le nouveau panneau Relationsde

qui apparaît dans l'écran d'accès, sélectionnez avec la souris leclé primaire qui identifie l'enregistrement de la première table (marquée par une icône sous la forme d'ampoule), faites-le glisser surclé primaire de la deuxième table, puis appuie sur le bouton Créer

: l'apparence d'une flèche qui relie une table confirme la création du rapport.Une fois que vous avez créé les relations nécessaires, appuyez sur le boutonFermeren haut, puis sur le boutonOuipour revenir à l'affichage des tableaux.effectuer des requêtesL'un des outils les plus précieux d'accès, et en général de la base de données relationnelle, vous pouvez effectuer des requêtesciblés, définis dans le jargonrequête: ces instruments, en particulier, ils sont essentiels pour faire de type de recherche dans la base de données (par exemple. «montrent les noms des examens de 9 UFC »), de modifier en tout verrouillage d'enregistrement, ou même de créer de nouvelles tables ou des rapports de tableaux existants (par exemple.

" tous les utilisateurs qui ont passé l'examen de programmation de 1 "..Principalement, il existe deux types de requêtes: les sélectionde, ce qui vous permet d'afficher le résultat d'une recherche en fonction de certains paramètres, et ceux de

contrôle, ce qui vous permet d'effectuer des modifications par lots sur plusieurs enregistrements à un moment basé sur un critère de recherche spécifique.Pour créer une requête, cliquez sur la sectionCréerplacé en haut, puis sur le boutonStructure requête: sélectionnez la table que vous souhaitez afficher les résultats dans le menu proposé, presse lebouton Ajouteret enfin surFermer

. Puis cliquez sur le panneauQuery1 pannello qui apparaît sur l'écran.Dans un premier temps, l'écran peut sembler un peu difficile, mais il est en fait l'une des fonctionnalités les plus puissantes d'accès: cliquez sur lecellulairechamp à gauche, sélectionnez un champ de table en utilisant le menu déroulant proposé et cliquez sur pour l'ajouter à la requête, répétez l'opération avec les champs suivants.A ce stade, vous pouvez affiner votre recherche en ajustant les différentes entrées dans le petit tableau ci-dessous, en les modifiant de cette manière.Tri- vous pouvez trier les résultats de votre recherche en fonction d'un certain champ en définissant les éléments Ascendant ou Descendant correspondant au champ lui-même.Afficher

- en cochant la case, le champ est affiché dans les résultats.Critères - Vous pouvez définir les critères utilisés pour affiner les résultats en fonction du domaine choisi (par exemple, voir les élèves dont l'année est supérieur ou égal à).Ou- section utile pour spécifier les opérations de fusion logiques.

Une fois la requête correctement définie, appuyer sur le bouton «Exécuter»: une table contenant les résultats de la requête sera générée à la volée.

Si vous êtes à l'aise avec le langage SQL et répondez aux opérations de contrôle (ALTER, REJOIGNEZ,CROSS JOINet ainsi de suite), vous pouvez également utiliser le levier boutonsMise à jour,élimination,TRAVERSER

etMise en file d'attentesur l'écranStructure Viewanalysé précédemment. Si vous souhaitez donner manuellement des instructions SQL, appuyez sur le bouton

Data Definition pulsante pour continuer.Générer des rapportsGénérer un rapport est certainement le moyen le plus rapide d'accéder immédiatement aux données que vous souhaitez analyser dans votre base de données. Pour vous donner un exemple, le retour à notre base de données étudiants / examens, vous pouvez générer un rapport qui montre tous les étudiants qui ont passé l'examen de programmation 1.Comme vous pouvez l'imaginer, vous pouvez créer un rapport à partir d'unetableou unede requêtespécifique définie par la procédure que je viens de décrire tout à l'heure: en général, vous devez faire est de cliquer sur la table ou requête les intérêts que vous générez le rapport, d'apporter dans la section Créer,appuyant sur le bouton Assistant r APPORT

et suivez les instructions à l'écran pour définir les champs à inclure, les critères à suivre et regrouper éventuellement les options. Une fois le rapport généré, vous pouvez modifier sa structure par

Faites un clic droit sur l'élément concerné placé dans la boîte

  • Rapport du panneau gauche, puis sélectionnez Création
  • dans le menu contextuel proposé.
  • Malheureusement je ne peux pas être plus précis sur cette opération, car les cas à analyser seraient vraiment nombreux et ne suffiraient pas à la longueur de ce guide pour les analyser tous. Ce que je peux garantir, cependant, c'est juste un peu de pratique pour se familiariser avec cet outil puissant!En effet, une fois que vous avez l'expérience nécessaire, vous n'avez besoin que de quelques secondes pour accéder uniquement à la partie des données que vous souhaitez analyser, optimisant ainsi le temps disponible et augmentant la productivité: c'est la puissance d'Access , tu ne trouves pas?