Votre responsable vous a confié une tâche qu'il a décrite comme assez simple : vous devez traiter les données d'un tableur via Microsoft Excel dans le but d'obtenir les résultats souhaités. Malheureusement, bien que vous sachiez utiliser certaines fonctionnalités de base d'Excel, vous n'avez jamais utilisé de formules : un outil désormais indispensable pour faire votre travail et, pour cette raison, vous vous demandez comment utiliser les formules excel.
Je parie que les choses sont exactement comme ça, non ? Alors vous n'avez aucun souci à vous inquiéter, car j'ai toutes les réponses que vous recherchez. En fait, dans ce guide, je vais vous montrer comment utiliser des formules Excel pour effectuer des calculs sur les données de votre feuille de calcul. Mais avant tout, pour vous faire comprendre encore mieux ce que nous allons faire, je vais vous expliquer ce qu'est une formule et quels sont ses éléments.
Comment dites-vous? Vous avez hâte de commencer à lire les conseils que j'ai préparés pour vous? Alors qu'est-ce que tu attends? Courage: asseyez-vous confortablement et prenez quelques minutes de votre temps libre, afin que vous puissiez lire attentivement les informations que je vais vous donner dans les prochains chapitres et apprendre, aussi, comment compiler une formule dans Excel. Es-tu prêt? Oui? Très bien! Je n'ai plus qu'à vous souhaiter une bonne lecture et surtout un bon travail !
chapitre précédent, une formule est une déclaration faite par l'utilisateur pour effectuer un calcul. Une fonction, en revanche, est un code déjà défini dans Microsoft Excel, qui permet d'effectuer une opération précise.
En reprenant l'exemple que j'ai indiqué au chapitre précédent, la fonction SOI() ce n'est pas une formule, car elle exprime simplement un concept : obtenir un résultat vrai ou faux, basé sur une condition donnée. Lorsqu'il est transcrit à l'intérieur d'une cellule, en apposant le signe = et en donnant tous les autres arguments, vous obtenez une formule basée sur la fonction SOI().
Les fonctions peuvent être utilisées individuellement dans une formule ou liées entre elles, créant des formules plus complexes, à travers lesquelles un calcul est déclaré qui ne pourrait jamais être effectué avec une seule fonction.
Dans Microsoft Excel il existe de nombreuses fonctions disponibles qui couvrent différents domaines de calcul : celles concernant les sujets financier, les statistiques, les trigonométrie ou la logique, juste pour vous donner quelques exemples.
Les fonctions peuvent être rappelées dans une cellule en tapant d'abord le signe = puis en indiquant leur paramètre de déclaration : dans le cas de la fonction SOI(), tu dois taper SOI: ce faisant, un info-bulle sous la cellule (c'est-à-dire une suggestion), qui vous fournira des instructions pour la compilation correcte de la fonction.
Si vous ne savez pas quelle fonction utiliser, dans Excel pour Windows et macOS vous pouvez l'appeler via le bouton Fonction d'insertion présent dans la carte Formules. Si, par contre, vous utilisez Excel en ligne, vous pouvez appeler la même centrale à l'aide de la touche Une fonction présent dans la carte insérer.
Enfin, en ce qui concerne laApplication Excel pour Android ou iOS, vous pouvez ajouter une formule en utilisant le menu déroulant en bas, en sélectionnant l'élément Formules (sur smartphone), ou via l'onglet approprié en haut (sur tablette).
chapitre précédent. Une formule qui contient une référence de cellule fera varier le résultat de son calcul, en fonction des données saisies dans la cellule elle-même.
Lorsque les formules sont répétées dans les autres cellules, par l'opération de traînant, la référence de cellule varie dans sa forme : si dans la cellule B1 vous avez écrit une formule qui contient une référence à la cellule A1, en le faisant glisser vers la cellule ci-dessous (B2), la référence changera automatiquement en A2. Dans ce cas, un changement de ligne se produit dans la référence de cellule. Cela se produit également lorsque la répétition de la formule se produit horizontalement, ce qui entraîne une modification de la colonne dans la référence de cellule.
Dans certaines formules, l'opération décrite ci-dessus peut provoquer des erreurs de calcul, car certaines références doivent rester ancrées à une cellule, sans qu'aucune modification ne se produise lors de la conversion de ligne ou de colonne. Dans ce cas, vous devez utiliser l'opérateur $ dans la référence, comme je vous l'explique dans les prochaines lignes.
- Le référence $ A1 indique qu'avec la répétition de la formule, la colonne doit rester bloquée, permettant de faire varier les lignes.
- Le référence 1 $ indique qu'avec la répétition de la formule, la ligne doit rester bloquée, ce qui permet de modifier les colonnes.
- Le référence $ A $ 1 indique que lorsque la formule se répète, la colonne et la ligne de cellule doivent rester verrouillées, de sorte que la référence de cellule reste ancrée dans la formule.
En plus de ce qui a été dit dans les lignes précédentes, une référence peut aussi consister en un Prénom. Les noms ne sont rien de plus que des références qui contiennent dans les données définies par l'utilisateur, comme un plage de cellules, une une fonction, une constant ou une tableau. Les noms peuvent être définis par l'utilisateur via la carte Formules et en sélectionnant le bouton approprié Gestion des noms.
prochain chapitre du tutoriel.
Compiler une formule Excel
Maintenant que vous connaissez tous les éléments dont vous avez besoin dans une formule, il est temps de voir comment en compiler une.
A titre d'exemple, prenons une formule qui vise à vérifier si le code des impôts appartient à une personne de sexe féminin ou masculin.
= SI (VALEUR (DROITE (GAUCHE (A1, 11), 2)) <= 31, "M", "F)
Dans l'exemple ci-dessus, dans la cellule A1 il contient un code fiscal d'une personne physique. Si vous ne le savez pas, un numéro est exprimé dans les dixième et onzième chiffres au sein du code des impôts, ce qui correspond au jour de naissance. Alors que chez les hommes cette valeur se situe entre 1 est 31 (les jours du mois), chez les femmes la valeur est également ajoutée 40.
Cela dit, compte tenu de l'objectif défini dans les paragraphes précédents, il faudra extraire cette valeur à deux chiffres du code des impôts et la comparer avec les données en sa possession. Pour ce faire, vous avez besoin de la combinaison des deux fonctions DROIT() est LA GAUCHE(), qui vous permettent d'extraire un certain nombre de caractères définis d'une chaîne. Cette valeur devra alors être corrigée avec la fonction VALEUR(), afin qu'il soit reconnu comme un nombre. En effet, les chiffres allant de 01 à 09 sont interprétés comme du texte par Excel mais, en utilisant la fonction VALEUR(), sera converti en nombres.
Dans ce cas, la formule GAUCHE (A1; 11) vous permettra d'extraire les premiers 11 personnages (constant) d'une chaîne contenue dans la cellule A1 (référence) en partant de la gauche. Le résultat obtenu, qui n'est pas une constante, servira de référence pour la fonction DROIT(), par lequel l'extraction du premier est demandée 2 personnages (constant), en partant de la droite de la chaîne.
La fonction VALEUR()au lieu de cela, il ne nécessite qu'une référence de cellule comme argument afin de convertir son contenu en une valeur qui peut être utilisée dans la formule. Dans ce cas, la référence sera donnée par le résultat de la fonction DROIT().
Pour définir si un code fiscal appartient à un homme ou à une femme, il peut être utile d'utiliser la fonction SOI(). Dans ce cas, la condition de véracité du calcul doit être indiquée comme premier argument : ce que l'on veut savoir c'est si le résultat obtenu est inférieur ou égal à 31, afin d'identifier le code fiscal comme appartenant à un homme. Des valeurs différentes de celle indiquée indiquent qu'il appartient plutôt à une femme.
Dans ce cas, la valeur extraite via la fonction VALEUR() sera la référence demandée par la formule, qui doit être comparée à la valeur 31 (constant) via l'opérateur signé <=. Les conditions vraies et fausses seront exprimées avec des constantes respectivement "M" est "F", séparé de l'opérateur ; (les point-virgule).
Evidemment, comme je vous l'ai expliqué dans les chapitres précédents, la formule doit être précédée du signe =, sans lequel le calcul requis ne pourra jamais avoir lieu.
