Vous avez récemment reçu la tâche de créer un rapport du dernier mois de travail à conserver dans les archives de votre entreprise. Ce ne serait pas du tout un problème, si seulement on ne vous avait pas demandé de tout enregistrer au format PDF/A : vous n'avez jamais entendu parler de ce type de fichier auparavant, vous n'en avez donc pas la moindre idée comment créer un PDF/A et vous avez besoin d'une aide immédiate et concrète, alors que la date limite redoutée approche de plus en plus !
Eh bien, je suis heureux de vous informer que vous êtes dans le bon guide à consulter : dans les lignes suivantes, en fait, j'ai l'intention de vous expliquer en détail comment créer des documents au format PDF / A à l'aide d'une série de programmes et en ligne prestations de service. Avant de continuer, permettez-moi cependant de vous donner quelques précisions sur le sujet : le format PDF/A est une "variante" du format PDF classique, conçu principalement pour l'archivage à long terme de fichiers. Autrement dit, enregistrer un document au format PDF/A, c'est conserver son format dans le temps, garantissant ainsi que le fichier en question s'affiche toujours de la même manière quel que soit l'appareil et le programme utilisé pour le faire.
Maintenant que vous avez une idée claire de la finalité précise du format PDF/A, le moment est venu d'entrer dans le vif du sujet : installez-vous confortablement, prenez un peu de temps libre à me consacrer et lisez très attentivement ce que Je dois expliquer sur ce sujet. . Je suis sûr qu'au terme de cette lecture, vous serez parfaitement à même de créer des documents au format PDF/A, de manière à satisfaire votre patron juste à temps pour la période de déclaration de l'entreprise. Ceci dit, je n'ai plus qu'à vous souhaiter bonne lecture et bon travail !
connecté au site LibreOffice, cliquez sur le bouton Télécharger LibreOffice x.y.z pour lancer immédiatement le téléchargement du fichier d'installation, lancez le programme que vous venez de télécharger et suivez attentivement les instructions à l'écran pour finaliser la procédure d'installation : sur les fenêtres, cela conduit à cliquer plusieurs fois sur le bouton Avant jusqu'à ce que vous atteigniez la fin du processus d'installation.
Si vous utilisez un Mac, à la place, vous devez faire glisser l'icône de LibreOffice dans le dossier Applications de macOS à l'aide de la fenêtre qui apparaît à l'écran. De plus, pour traduire le programme en italien, vous devez également télécharger le pack de langue supplémentaire (ce qui n'est cependant pas nécessaire dans la version Windows) : cliquez sur le bouton Interface utilisateur traduite disponible sur la page de téléchargement du programme.
À ce stade, lancez LibreOffice (en faisant un clic droit sur son icône dans le dossier Applications et en sélectionnant l'élément Vous ouvrez dans le menu contextuel, afin de contourner les restrictions macOS sur les applications de développeurs non certifiés au premier démarrage) et fermez-le en appuyant sur cmd + q sur le clavier. Une fois cela fait, démarrez le fichier du pack de langue (par ex. LibreOffice_xy_langpack_it.dmg), double-cliquez sur son icône attachée à la fenêtre affichée à l'écran et appuyez sur les boutons avrles est Installer pour installer l'interface utilisateur en italien.
Une fois la phase de configuration terminée, démarrez LibreOffice l'appeler depuis le dossier LibreOffice du menu Démarrer de les fenêtres (accessible via l'icône drapeau située en bas à gauche de l'écran), depuis le dossier Applications du Mac ou de Vue d'activité de Linux, puis sélectionnez, à partir de l'écran d'accueil du programme, le type de document qui correspond le mieux à vos besoins (par ex. Rédacteur de nouveau document).
À ce stade, tout ce que vous avez à faire est de remplir le document avec les informations souhaitées ; si au contraire vous souhaitez créer un fichier PDF/A à partir d'un document déjà existant, il vous suffit de cliquer sur le menu Fichier> Ouvrir de l'application choisie et sélectionnez, à l'aide du gestionnaire de fichiers affiché à l'écran, le document sur lequel vous souhaitez agir.
Dans tous les cas, une fois les modifications nécessaires terminées, vous pouvez créer le fichier au format PDF/A en accédant à la fonction d'export de document : pour cela, cliquez sur le menu Déposer situé en haut à gauche du programme, sélectionnez l'élément Exporter en tant que puis cliquez sur l'option Exporter au format PDF....
Immédiatement après, une boîte de dialogue s'affiche à l'écran qui vous permet de choisir entre de nombreuses options pour enregistrer le PDF résultant ; pour pouvoir enregistrer au format PDF/A, cochez la case à côté de l'article Archives PDF / A-1a (ISO 19005-1) situé juste en dessous de la boîte Général, cliquez sur le bouton Exportation situé en bas et choisissez le chemin pour enregistrer le fichier PDF / A que vous venez de créer. Ce n'était pas difficile du tout, n'est-ce pas ?
Microsoft Office (Windows)
Concernant la création et la gestion des documents bureautiques, Microsoft Office est sans doute l'une des solutions les plus complètes : à ce titre, une option d'export de documents au format PDF/A ne pouvait manquer à ses programmes ! Avant de continuer, j'ai une prémisse importante à vous faire : bien que Microsoft Office soit également disponible pour Mac, il manque à cette version la fonctionnalité de création de fichiers au format PDF/A. Donc, si vous avez un ordinateur équipé de macOS, je vous suggère de vous référer à l'une des autres solutions rapportées dans ce guide.
Comme vous le savez sûrement, pour utiliser Microsoft Office pour Windows, vous devez débourser de l'argent : la suite est disponible sur abonnement à Bureau 365 (avec des prix à partir de 7 € / mois) ou par l'achat d'une licence Office Famille et Étudiant 2016 pour PC, au prix de 149 € de frais uniques.
Si vous avez un besoin urgent des programmes de la suite, vous pouvez toutefois profiter d'un mois d'abonnement gratuit à Office 365 Famille : pour cela, connecté à cette page web, cliquez sur le bouton Essayez gratuitement pendant 1 mois, entrez les détails de votre compte Microsoft dans la fenêtre suivante et spécifiez, sur demande, un mode de paiement valide (pour les 30 premiers jours d'utilisation du service, absolument rien ne sera facturé). Si vous n'avez pas encore de compte Microsoft, vous pouvez le créer en suivant les instructions que je vous ai données dans la mienne tutoriel thématique.
A la fin de la procédure d'inscription, le lien pour télécharger le fichier d'installation d'Office vous sera envoyé par e-mail : une fois le téléchargement terminé, lancez le programme téléchargé et suivez les instructions à l'écran pour l'installer sur votre ordinateur.
Ricorda che, onde evitare addebiti sgraditi dopo i primi 30 giorni di utilizzo di Office, devi annullare il rinnovo automatico dell'abbonamento: per farlo, collegati a questo sito Internet, digita le credenziali dell'account Microsoft con cui hai scaricato Office, clicca sulla voix Annuler correspondant à la description de l'abonnement et suivez les instructions affichées à l'écran pour annuler le renouvellement automatique. En cas de problème, ou pour des instructions plus détaillées sur le téléchargement d'Office, je vous invite à consulter mon guide spécifique sur la façon de télécharger Office.
Une fois la phase d'installation d'Office terminée, démarrez le programme le plus pertinent pour le document que vous souhaitez créer (par ex. Microsoft Word) le rappelant de Le menu Démarrer de les fenêtres, appuie sur le bouton de création d'un nouveau document (ex. Document vierge) et remplissez-le avec les informations dont vous avez besoin. Si tu as besoin de créer PDF / A à partir d'un document existant, cliquez sur la rubrique Déposer situé en haut à gauche, puis sur le bouton Vous ouvrez, sélectionnez la source sur laquelle se trouve le document (ex. Ce PC) et utilisez le panneau suivant pour accéder à son chemin et l'importer dans le programme.
Cependant, une fois que vous avez terminé vos modifications, cliquez à nouveau sur le menu Déposer situé en haut à gauche, sélectionnez le bouton Exportation puis cliquez sur le bouton Créer PDF/XPS pour lancer la procédure d'exportation. Dans la fenêtre suivante, tapez un Prénom à affecter au fichier et assurez-vous que dans le menu déroulant Enregistrer sous le format est spécifié PDF, puis appuie sur le bouton Options... placé un peu plus bas, mettez la coche à côté de l'article Conforme à ISO 19005-1 (PDF/A) et cliquez sur les boutons d'accord est Publique pour finaliser l'enregistrement du document.
PDFCreator (Windows)
Attendez, êtes-vous en train de me dire que vous devez enregistrer un fichier prêt à l'emploi au format PDF / A, mais pas compatible avec les programmes susmentionnés ? Alors je pense avoir la bonne solution pour vous ! PDFCréateur est un logiciel pour les fenêtres qui ajoute une « imprimante virtuelle » au système, capable de générer des PDF à partir de n'importe quel programme incluant des fonctionnalités d'impression.
Ai-je frappé le coup et ce programme a-t-il déjà attiré votre attention ? Parfait, alors passons à la pratique : d'abord, connecté à la page de téléchargement de PDFCreator, appuyez sur le bouton Télécharger et répétez l'opération avec le bouton Télécharger correspondant à la rubrique PDFCreator Gratuit pour commencer à télécharger la version gratuite du programme, plus que suffisant pour l'objectif que vous vous êtes fixé.
Une fois cela fait, lancez le fichier que vous venez de télécharger (par ex. PDFCreator-3_2_2-Setup), appuie sur les boutons Oui est d'accord, cochez la case Réglages avancés, appuyez 3 fois sur le bouton Avant, sélectionnez l'élément Installation minimale dans le menu déroulant proposé, cliquez à nouveau 3 fois sur le bouton Avant et finalisez la procédure de configuration en appuyant sur les boutons Installer, Non merci, Sauter est finir.
Le jeu est pratiquement terminé : ouvrez comme d'habitude le fichier que vous souhaitez convertir au format PDF/A, accédez aux options d'impression du programme que vous utilisez (en allant, par exemple, dans le menu Fichier> Imprimer ou en appuyant sur la combinaison de touches Ctrl + P), choisissez l'imprimante virtuelle PDFCréateur dans la liste des imprimantes disponibles et appuie sur le bouton D'ACCORD /Imprimer pour accéder à la fenêtre de configuration du programme.
À ce stade, sélectionnez l'élément PDF / A (conservation à long terme) dans le menu déroulant Profil attaché à la nouvelle fenêtre qui s'ouvre à l'écran, si vous le souhaitez, tapez les informations sur Titre, auteur, sujet est Mot-clé du document, si nécessaire, définissez le chemin d'enregistrement de celui-ci en appuyant sur le bouton […] et finalisez l'export en cliquant sur le bouton Sauvegarder.
Noter: pour une plus grande compatibilité, vous pouvez utiliser le « vieux » format PDF/A-1b, au lieu d'utiliser celui proposé par le programme (le PDF/A-2b). Pour cela, dans la fenêtre PDFCreator, cliquez sur l'icône PDF / A-2b situé dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'élément PDF / A-1b dans la liste des options proposées, puis enregistrez le fichier comme d'habitude.
site Web du service, appuie sur le bouton Choisir un fichier / Télécharger un fichier placé sur la page qui s'ouvre à l'écran et utilisez le panneau suivant pour sélectionner le document à convertir. Une fois cela fait, définissez l'entrée PDF / A dans le menu déroulant Format de sortie, laissez le champ inchangé Intention de sortie et régler, dans le menu déroulant méthode de livraison, la voix Attendre la conversion dans le navigateur si vous souhaitez télécharger le fichier via le navigateur, ou la voix Envoyez-moi un lien vers le document par e-mail si vous souhaitez recevoir par e-mail le lien pour télécharger le fichier converti (dans ce cas, vous devrez libérer votre adresse e-mail).
Une fois cette phase terminée, appuyez sur le bouton Télécharger et convertir pour télécharger le fichier et démarrer le processus de conversion de fichier. Une fois la conversion terminée, le fichier sera téléchargé automatiquement ou un lien de téléchargement sera envoyé à votre adresse e-mail, selon le choix que vous avez fait précédemment.
Si DocuPub n'a pas pu vous fournir le résultat souhaité, sachez qu'il existe plusieurs alternatives à ce portail : juste pour vous donner quelques exemples, même des services comme ZamZar ou iLovePDF offrent la possibilité de créer des PDF/A à partir de documents existants. Je vous propose de jeter un œil à mon guide sur la façon de convertir PDF/A pour avoir un peu plus d'informations sur le sujet : je suis sûr que vous ne le regretterez pas !
