Vous avez créé un document dans lequel il y a des listes de noms ou d'objets, vous aimeriez les ranger par ordre alphabétique mais vous ne savez pas comment faire ? Pas de problème, Word intègre une fonction pratique qui permet de ranger les éléments dans une liste ou une liste par ordre alphabétique strict, le tout complètement. Et ça ne s'arrête pas là !
Peut-être que tout le monde ne le sait pas mais Word peut également réorganiser le contenu d'un tableau, cela signifie que si dans votre document il y a un tableau contenant des noms, des dates ou d'autres informations, vous pouvez utiliser la fonction de tri du programme pour organiser toutes les cellules par ordre alphabétique, ordre numérique (dans le cas des dates) ou inverse (de Z à A). Croyez-le ou non, il vous suffit de cliquer sur un bouton, de choisir les critères selon lesquels trier les informations dans le document et le tour est joué.
Alors, pouvez-vous savoir ce que vous attendez d'autre ? Lisez les informations ci-dessous et découvrez immédiatement comment trier par ordre alphabétique sur Word. Dans le tutoriel j'utiliserai Office 2016 pour Windows, mais les indications s'appliquent également à la version Mac de la suite et aux anciennes éditions d'Office (jusqu'à 2007). Bonne lecture et bon amusement… ou bon travail, selon votre point de vue !
Organiser une liste par ordre alphabétique
Commençons par l'opération la plus basique, c'est-à-dire en organisant une liste de noms ou d'objets par ordre alphabétique. Comme on le comprend aisément, la première étape que vous devez faire est d'ouvrir le document contenant la liste ou la liste à ranger par ordre alphabétique et de sélectionner avec la souris tous les noms ou éléments de cette dernière.
A ce stade, cliquez sur le bouton Sorte situé dans l'onglet Domicile Word (l'icône avec les lettres À est Z situé en haut au centre) pour appeler les fonctions de tri automatique. Dans la fenêtre qui s'ouvre, assurez-vous que dans le menu déroulant Trier par l'option est sélectionnée Paragraphes, choisissez l'option Texte dans le menu déroulant Mec et cliquez sur le bouton d'accord pour organiser les noms ou termes sélectionnés par ordre alphabétique.
Trier par ordre alphabétique sur Word c'est une opération tellement simple qu'on peut aussi trier les éléments d'une liste ou d'une liste à l'envers, de Z à A. Le saviez-vous ? Non? Alors essayez-le vous-même : sélectionnez les éléments de la liste que vous souhaitez réorganiser avec la souris et cliquez sur le bouton Sorte trouvé dans la rubrique Paragraphe de la carte Domicile de Parole.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez l'élément Paragraphes dans le menu déroulant Trier par, choisissez l'option Texte dans le menu déroulant Mec, cochez la case à côté de l'élément Descendant qui se trouve à droite et cliquez sur le bouton d'accord pour trier les éléments sélectionnés dans l'ordre alphabétique inverse.
Si vous souhaitez réorganiser une série de chiffres ou de dates, suivez la même procédure que nous venons de voir ensemble pour les noms et objets et sélectionnez l'article Nombre ou alors Date dans le menu déroulant Mec à la place de Texte. Plus facile à faire qu'à dire !
Pour enregistrer le résultat final, cliquez sur le bouton Fichier / Bureau Word (en haut à gauche) et sélectionnez l'élément Sauvegarder pour écraser le document existant ou Enregistrer avec le nom pour créer un nouveau fichier.
Organiser un tableau par ordre alphabétique
Word vous permet de trier le contenu des tableaux selon différents critères. S'il y a un tableau dans votre document contenant des noms, des nombres ou des dates, vous pouvez tout trier en une poignée, voyons comment.
La première étape que vous devez faire est de cliquer dans n'importe quelle cellule du tableau, sélectionnez l'onglet Mise en page qui apparaît en haut à droite et cliquez sur le bouton Sorte qui se trouve dans le coin supérieur droit de l'écran.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, utilisez le menu déroulant Trier par pour sélectionner le critère selon lequel trier les valeurs du tableau. Les critères qui peuvent être sélectionnés sont les titres des colonnes qui composent le tableau, dans mon exemple je des noms de personnes, les titres de livres prêtés à ce dernier et au date à laquelle le prêt a commencé, je peux donc choisir d'organiser les cellules en fonction des noms des personnes, des titres de livres ou des dates de début du prêt. Pour éviter que les titres de colonnes soient inclus dans le réordre alphabétique, vous devez mettre la coche à côté de l'élément a une ligne d'en-tête qui se trouve en bas à gauche.
Dans le menu déroulant Mec le type de données à organiser doit être indiqué. Sélectionnez ensuite l'option Texte si vous souhaitez réorganiser les noms de personnes, de villes ou d'objets, l'option Nombre si vous souhaitez réorganiser certaines figures ou l'option Date si vous souhaitez réorganiser les dates. Précisez ensuite si vous souhaitez créer une commande croissance (ex. A-Z) ou décroissant (ex. Z-A) en cochant l'élément approprié et en cliquant sur le bouton d'accord pour appliquer les modifications.
S'il y a deux ou plusieurs valeurs identiques dans le tableau, vous pouvez définir un critère secondaire selon lequel trier les cellules via le menu déroulant Trier ensuite par.
Si dans votre tableau il y a plusieurs valeurs dans la même cellule (par exemple nom et prénom), séparées par des points-virgules, des tabulations ou d'autres symboles, vous pouvez "dire" à Word quelle valeur prendre en compte pour réorganiser les données. Pour ce faire, cliquez dans n'importe quelle cellule du tableau, sélectionnez l'onglet Mise en page qui apparaît en haut à droite et cliquez sur le bouton Sorte.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le bouton Options et choisissez le caractère utilisé pour séparer les valeurs au sein des cellules (ex. points et virgules, tabulations ou alors Autre), puis cliquez sur le bouton d'accord, développez le menu déroulant Trier par pour définir les critères de réorganisation du tableau et utiliser le menu déroulant Utilisant pour choisir la valeur à prendre en considération pour la réorganisation des données (ex. nom ou prénom si dans la colonne du tableau vous avez des noms et prénoms de personnes séparés par des points-virgules, des espaces ou d'autres caractères).
Une fois que tout est configuré, cliquez sur le bouton d'accord et votre table sera réorganisée en fonction des paramètres que vous avez définis.
Pour enregistrer le résultat final - je vous l'ai déjà expliqué auparavant - cliquez sur le bouton Fichier / Bureau Word (en haut à gauche) et sélectionnez l'élément Sauvegarder ou la voix Enregistrer avec le nom selon que vous souhaitiez écraser le document existant ou en créer un nouveau.
