Comme on le sait maintenant, à partir du 1er janvier 2019, facturation électronique il est obligatoire pour tous les titulaires d'un numéro de TVA (sauf dans certains cas mieux décrits ci-dessous). Obligation en plus de celle déjà en vigueur depuis le 31 mars 2015 pour les Administrations Publiques. Il est donc important de s'équiper en ce sens, de contacter des services qui vous permettent d'envoyer, de recevoir et de gérer des factures au format électronique de la manière la plus pratique, la plus complète et la plus simple possible.
Parmi les services de ce type tombe certainement Facturation électronique d'Aruba, qui vous permet de gérer l'ensemble du processus de facturation électronique (y compris la communication avec l'Agence du revenu et le stockage des documents conformément à la loi) via un panneau Web pratique. Le service en question, en fait, vous permet d'émettre et de recevoir des factures de et vers les particuliers (facturation B2B), les administrations publiques (facturation B2G) et les particuliers (facturation B2C) sans installer de logiciel sur votre PC. En outre, il permet de télécharger des factures déjà existantes au format XML et de communiquer les données des décomptes périodiques de TVA et la transmission des données de facturation (spesometro et esterometro). Le tout à un prix extrêmement bas.
Si vous souhaitez approfondir le sujet et souhaitez en savoir plus en détail comment fonctionne la facturation électronique Aruba, prenez quelques minutes de temps libre et continuez à lire: trouvez toutes les informations dont vous avez besoin ci-dessous. Il ne me reste plus qu'à vous souhaiter une bonne lecture et un bon travail!
le navigateur, sans installer de logiciel sur le PC (vous pouvez également insérer des pièces jointes virtuelles et des tampons). Si vous disposez déjà d'un logiciel de gestion, vous pouvez importer les fichiers XML des factures générées par ce dernier dans le service Aruba, puis les envoyer.
Plus d'infos ici.
Alternativement, le service est disponible Reçu de facturation électronique Aruba uniquement, pour les propriétaires de Code des impôts et pour tous ceux qui ont besoin de recevoir des factures électroniques, qui au prix de 1 euro + TVA pendant 3 mois puis 14,90 euro + TVA par an lors du renouvellement comprend: 1 Go d'espace pour les documents; réception des factures via le code de destinataire KRRH6B9; accès au panneau de gestion des services; là
possibilité de mettre en place l'envoi de rapports automatiques; importation des factures reçues avec d'autres systèmes ou sur le portail AdE; conservation automatique conformément à la loi; aperçu des factures reçues et gestion multi-utilisateurs (service payant supplémentaire). Plus d'infos ici.
LES comptables il études de commerce ils peuvent alors gérer les factures et les comptes clients directement en ligne et en totale autonomie sans frais. Il est en effet disponible Facturation électronique d'Aruba pour les comptables, un service gratuit destiné spécifiquement aux comptables et aux entreprises commerciales qui comprend: un compte gratuit pour l'accès au panneau de gestion des clients; possibilité d'accéder aux documents du client et d'agir en son nom sur la base des autorisations définies par le propriétaire du service: de la seule consultation des documents à l'émission, la modification et la gestion des factures et des communications financières. Plus d'infos ici.
Il convient de noter qu'il est possible d'enrichir le service de facturation électronique d'Aruba avec des fonctionnalités optionnelles pratiques, telles queaccès multi-utilisateurs, lo espace supplémentaire et moi modules électroniques pour NSO. En particulier, le service Multi-utilisateur permet aux utilisateurs supplémentaires d'acheter l'accès au service de facturation électronique d'Aruba, qui pourront se connecter indépendamment avec leurs propres informations d'identification et avec des autorisations de travail spécifiques: lecture, création / modification (non fournie pour le service Recevoir uniquement), envoyer des factures (non fourni pour le service Réception uniquement) et Gérer les paramètres. Le prix est de 4,90 euros + TVA / an pour chaque utilisateur. le espace supplémentaire, d'un autre côté, ça coûte 25 euros + TVA / an pour chaque Go et vous permet de disposer de packages d'espace supplémentaire de 1 Go pour la gestion et le stockage des documents sur l'application. Plus d'infos ici.
Le module supplémentaire de réception, de gestion et de stockage des commandes électroniques des structures du NHS et de leurs intermédiaires (permettant de se conformer à l'obligation prévue par la loi de finances 2018 pour le secteur de la santé), les coûts 12,50 euros + TVA / an pour ceux qui ont déjà la facturation électronique Aruba (qui deviennent 25 euros + TVA / an à partir du prochain renouvellement) e 1 euro + TVA pendant 3 mois puis 50 euro + TVA / an pour les nouvelles activations des services de facturation électronique + Bon de commande électronique. Plus d'infos ici.
un système d'exploitation et un navigateur compatibles avec le panneau Web du service.
Tout d'abord, connectez-vous à la page d'accueil d'Aruba Electronic Invoicing et cliquez sur le bouton Acheter. Par la suite, si vous êtes déjà inscrit aux services en ligne d'Aruba, connectez-vous en remplissant le formulaire que vous voyez sur la gauche.
Sinon, cliquez sur le bouton Inscrivez-vous et terminez la commande, indiquez si vous êtes free-lance, un 'entreprise, une entreprise individuelle ou une Administration publique et remplissez le formulaire qui vous est proposé avec toutes les informations requises: Prénom, nom, adresse, portable, code fiscal, numéro de TVA, adresse e-mail etc. Puis cochez la case je suis d'accord sur la politique de confidentialité et cliquez sur le bouton Continuer et terminer la commande pour terminer votre commande.
Une fois les données vérifiées, vous pouvez effectuer le paiement via carte de crédit, Pay Pal, transfert ou alors bulletin en suivant les instructions à l'écran. L'activation du service est généralement immédiate, dès l'enregistrement du paiement par Aruba. Les horaires d'inscription varient en fonction de la méthode choisie: par carte bancaire et PayPal c'est immédiat; pour le virement bancaire, il faut environ 5 jours ouvrables; pour le bulletin pré-rempli, cela prend environ 3-4 jours ouvrables, tandis que pour le bulletin postal, il faut 5-7 jours ouvrables. Plus d'infos ici.
Fichier XML de ce dernier (étape non nécessaire si des fichiers XML déjà existants sont chargés), puis le vérifie pour minimiser la possibilité d'erreurs (et le rejet consécutif du document par le système d'échange SdI de l'Agence du revenu), appose la signature électronique qualifiée sur ce dernier, le transmet à l'ES (qui le transmettra ensuite au destinataire) et affiche les notifications relatives à l'ensemble de la procédure. Les factures et notifications sont ensuite stockées conformément à la loi au sein du service. En ce qui concerne le cycle passif, cependant, une fois que le code du destinataire (KRRH6B9) a été communiqué à ses fournisseurs ou une fois que le code a été enregistré dans le portail Factures et considérations de l'Agence du revenu, le système Aruba vous permet de recevoir des factures, de les consulter gérez-les via un panneau spécial très simple d'utilisation.
Bref, cela ne prend que quelques clics. Une grande partie du travail est effectuée automatiquement par le service de facturation électronique d'Aruba: pour en savoir plus et savoir comment créer, envoyer, recevoir et gérer des factures avec ce dernier, lisez la suite.
PEC ou pas d'identifiant), quartier général. Une fois cela fait, cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer le nom dans le registre (en vous assurant qu'il y a une coche à côté de l'élément approprié).
Vous devez maintenant ajouter des produits ou des services à la facture. Pour continuer, commencez à saisir le nom du produit dans le champ Description et sélectionnez l'article correct parmi les articles suggérés pour l'inclure sur la facture. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Ajouter un produit ou un service et choisissez les produits ou services qui vous intéressent en cliquant sur le bouton Sélectionner placé à côté de leurs noms.
Si vous n'avez pas encore saisi de produits ou services dans votre base de données ou que vous souhaitez en ajouter d'autres, cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau et remplissez le formulaire qui vous est proposé avec toutes les données requises: Description, Code de la TVA, prix (en indiquant si vous saisissez le prix net ou le prix brut du produit) est unité de mesure (par exemple, heures, mois, grammes, mètres, litres, etc.). Lorsque l'opération est terminée, assurez-vous qu'il y a une coche à côté de la case enregistrer dans le registre et cliquez sur le bouton ajouter pour ajouter le produit ou le service à votre base de données.
Une fois insérés dans la facture, les produits peuvent être modifiés en agissant sur les champs liés à quantité, prix, réduction/augmenter etc. Les modifications concernent uniquement les produits / services présents dans la ligne de la facture sur laquelle la modification a été effectuée.
En cliquant, au contraire, sur l'icône d'engrenage correspondant à chaque ligne de produits, il est possible modifier le produit ou le service, ajouter des données (par exemple, type de transfert de service, date de début / fin ou référence administrative), dupliquer la ligne ou alors supprimer la ligne, en choisissant l'une des options disponibles dans le menu qui apparaît.
Également dans la section des produits, il y a un levier qui indique si vous remplissez une facture avec prix nets ou bruts. Déplacer le levier vers la droite ou vers la gauche modifie le choix.
Les domaines liés à Recouvrement de la TVA, fonds de pension est retenues ils sont automatiquement renseignés en fonction des informations saisies lors de la phase de configuration initiale du service. Cependant, en cliquant sur les éléments pertinents, il est possible de désélectionner ou de modifier toutes les données. Par exemple, dans les champs Fonds de pension est Retenues, vous pouvez choisir d'utiliser comme assiette fiscale tous les produits / services inclus dans la facture, seulement certains d'entre eux ou modifier manuellement l'assiette fiscale. Les modifications affectent uniquement la facture et non les données configurées dans les paramètres.
Les autres champs du formulaire, tels que ceux pour documents connexes, pièces jointes, données de timbre, arrondi, document causal, de l'art. 73 DPR 633/72, remise / supplément, facture principale, Données SAL est données de transport / véhicule, doit au contraire être sélectionné et activé en cas de besoin de la facture unique, en affichant ACTIF les leviers relatifs. Une fois les différents champs activés, il est possible d'insérer les données relatives ou de télécharger les pièces jointes relatives (max 4 Mo par fichier) à l'aide des formulaires et des boutons qui apparaissent à l'écran. Enfin, pour enregistrer les modifications, cliquez sur le bouton Sauvegarder.
À ce stade, vous devez cliquer sur le bouton Entrez conditions de vente et remplissez le formulaire qui vous est proposé avec les données de paiement telles que mode de paiement (par exemple chèque, virement bancaire, carte de crédit, espèces, etc.) e modalités de paiement (par exemple, en plusieurs fois, en totalité ou à l'avance). En cas de paiement en plusieurs fois, un décompte des versements vous sera automatiquement proposé qui pourra être modifié avant de continuer.
Une fois que vous avez rempli tous les champs, cliquez sur le bouton Continuer et remplissez le deuxième formulaire qui vous est proposé avec toutes les données éventuellement demandées en fonction du mode de paiement sélectionné, comme par exemple, Banque, escompte pour paiement anticipé, pénalité pour retards est code de paiement. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Sauvegarder et continuer aller de l'avant.
Le plus est fait! Il ne vous reste plus qu'à choisir de quitter ou non le Calculatrice automatique soit de personnaliser les calculs en les modifiant manuellement (en gardant le levier approprié actif ou en le désactivant) et en cliquant sur l'un des boutons disponibles en bas de page: Aperçu pour afficher un aperçu de la facture, Imprimer pour imprimer le document, Enregistrer dans les brouillons pour enregistrer le projet de facture (et l'envoyer plus tard) ou soumettre pour l'envoyer immédiatement au système SdI de l'Agence du revenu puis au destinataire. C'était facile, n'est-ce pas?
Mode guidé
Si tu préfères créer des factures en mode guidé, accédez à la page principale d'Aruba Electronic Invoicing, cliquez sur le bouton Créer une facture présent dans la barre latérale gauche et sélectionnez l'élément Mode guidé dans le menu qui apparaît à l'écran.
Sur la page suivante, remplissez le formulaire Données du document avec toutes les informations requises: Type de client (si privé ou PA), type de document (facture, acompte / avance sur facture, note de crédit, note de débit, colis, atofattura, etc.), date du document, en coupe est progressive. Sélectionnez ensuite le nom du client à travers la barre appropriée.
Après cela, vous devez utiliser le barre de recherche ou cliquez sur le bouton Recherche client pour localiser et sélectionner le client destinataire de la facture. Si vous n'avez pas encore saisi le client à qui vous facturez dans votre base de données et que vous souhaitez l'ajouter, cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau client et remplissez le formulaire qui vous est proposé avec toutes les données requises: numéro de TVA et / ou code fiscal, nom ou dénomination du client, identifiant (donc code destinataire, PEC ou pas d'identification), quartier général. Une fois cela fait, cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer le nom dans le registre (en vous assurant qu'il y a une coche à côté de l'élément approprié).
Une fois que vous avez sélectionné le client, cliquez sur le bouton Continuer pour aller de l'avant et indiquer les produits et services à inclure dans la facture.
À ce stade, vous devez ajouter des produits ou des services à la facture. Cliquez sur le bouton ajouter pour choisir le produit ou service qui vous intéresse.
Si vous n'avez pas encore saisi de produits ou services dans votre base de données ou que vous souhaitez en ajouter d'autres, cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau et remplissez le formulaire qui vous est proposé avec toutes les données requises: Description, Code de la TVA, prix (en indiquant si vous saisissez le prix net ou le prix brut du produit) est unité de mesure (par exemple, heures, mois, grammes, mètres, litres, etc.). Lorsque vous avez terminé, assurez-vous que la boîte pour le enregistrement dans le registre est sélectionné et appuyez sur Sauvegarder aller de l'avant.
Une fois les produits sur la facture saisis, ils seront visibles dans la section produits sélectionnés. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier les valeurs relatives à chaque produit / service saisies sur la facture en utilisant les champs appropriés du document, tels que ceux relatifs à quantité, prix, réduction ou alors supplément, code TVA. En cliquant, à la place, suricône d'engrenage, placé au bas de chaque rangée, vous pouvez modifier le produit ou le service, ajouter des données (par exemple, type de transfert de service, date de début / fin ou référence administrative), dupliquer la ligne ou alors supprime-le, en choisissant l'une des options disponibles dans le menu qui s'ouvre.
Également dans l'écran du produit, il y a un levier qui indique si vous remplissez une facture avec prix nets ou bruts. En déplaçant le levier vers la droite ou vers la gauche, vous pouvez modifier le choix.
Enfin, choisissez de laisser ou non le Calculatrice automatique ou s'il faut personnaliser les calculs en les modifiant manuellement (en passant à ACTIF ou sur DÉSACTIVÉ le levier relatif) et poursuivez la procédure en cliquant sur le bouton Continuer.
Sur la page qui s'ouvre, vous pouvez ajuster les paramètres liés à Recouvrement de la TVA, fonds de pension est retenues: ces derniers sont configurés selon les préférences indiquées dans la procédure de configuration initiale du service mais, si vous le souhaitez, vous pouvez les modifier.
Par exemple, en cliquant sur le bouton d'édition des champs Fonds de pension est Retenue, vous pouvez également choisir d'utiliser comme assiette fiscale tous les produits / services inclus dans la facture ou seulement certains d'entre eux.
Après avoir effectué des modifications, cliquez sur le bouton Continuer et saisissez les informations relatives au Paiement, Lequel mode de paiement (par exemple chèque, virement bancaire, carte de crédit, espèces, etc.). est modalités de paiement (par exemple, en plusieurs fois, en totalité ou à l'avance). En cas de paiement en plusieurs fois, un décompte des versements vous sera automatiquement proposé qui pourra être modifié avant de continuer.
En fonction du mode de paiement sélectionné, il peut être nécessaire de renseigner d'autres données telles que, par exemple, Banque, escompte pour paiement anticipé, pénalité pour retards est code de paiement. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Sauvegarder et continuer aller de l'avant.
Si vous le souhaitez, développez le champ Données de paiement supplémentaires (ci-dessous) et saisissez des informations supplémentaires, telles que escompte pour paiement anticipé, pénalité pour retards, délai de paiement anticipé est code de paiement.
Cliquez sur le bouton Continuer aller de l'avant.
Maintenant, si vous le souhaitez, vous pouvez étendre les champs du donnée supplémentaire En ce qui concerne documents connexes, pièces jointes, données de timbre, de l'art. 73 DPR 633/72, réduction et supplément, document causal, facture principale, SAL, données du véhicule est données de transport et les activer, en faisant apparaître ACTIF les leviers relatifs.
Une fois les différents champs activés, vous pouvez saisir les données qui vous intéressent ou télécharger des pièces jointes (poids maximum de 4 Mo) à l'aide des formulaires et des boutons qui apparaissent à l'écran. Lorsque l'opération est terminée, cliquez sur le bouton Continuer (en bas à droite) pour avancer.
Mission accomplie! Vous avez maintenant votre facture et il ne vous reste plus qu'à décider quoi faire, en utilisant l'un des boutons situés en bas à droite: Imprimer pour l'imprimer, Enregistrer dans les brouillons pour l'enregistrer en tant que brouillon (et l'envoyer plus tard) ou soumettre de l'envoyer immédiatement au système SdI de l'Agence du revenu et, par conséquent, au destinataire.
Factures et frais de l'Agence du revenu, afin de recevoir toutes les factures à l'adresse électronique mise en place sur le site Web de l'Agence du revenu.
En enregistrant l'adresse électronique auprès de l'Agence du revenu, en effet, ce n'est pas seulement le propriétaire du service qui vérifie l'exactitude des données (les fournisseurs pourraient faire des fautes de frappe) mais, dans ce cas, il ne sera même plus nécessaire de communiquer avec le code propre du fournisseur: la facture émise arrivera toujours et dans tous les cas sur l'application web.
Alternativement, vous pouvez communiquer le vôtre code du destinataire à tous ceux qui doivent vous envoyer une facture au format électronique. Le code du destinataire Aruba est KRRH6B9 et vous pouvez le trouver dans le menu Configuration> Recevoir des données accessible depuis la barre latérale gauche. La personne qui émet la facture doit donc saisir le code du destinataire KRRH6B9 dans le champ approprié de chaque XML pour vous permettre de recevoir correctement les documents.
Une fois reçues, les factures peuvent être consultées dans Aruba Electronic Invoicing en sélectionnant l'élément Factures reçues dans la barre latérale gauche et en cliquant sur le bouton Vue mis en correspondance de chacun d'eux. De plus, en utilisant les champs de texte situés sous les en-têtes de chaque colonne (par ex. Date de réception, Nombre ou alors Expéditeur), vous pouvez filtrer rapidement les factures pour trouver celles qui vous intéressent.
La possibilité d'exporter une ou plusieurs factures vers PDF ou alors XML, même massivement, en cochant les cases appropriées et en choisissant l'une des options disponibles dans le menu Actions (en haut à gauche).
En cliquant sur le bouton à la place Importer les factures reçues vous pouvez importer des factures déjà transitées par SDI et reçues via PEC, Invoice and Fee Portal ou un autre logiciel vers votre service de facturation électronique. Les fichiers doivent être au format .XML ou alors .P7M (également contenu dans les archives zip).
Pour que l'importation réussisse, il est nécessaire de télécharger le fichier de facture et les fichiers de métadonnées associés (généralement identifiés dans le nom du fichier avec les initiales MT, metaData, métadonnées ou alors information_associée).
création de factures (puis en cliquant sur le bouton Ajouter un nouveau et en remplissant le formulaire qui vous est proposé) et c'est tout.
Enfin, je rappelle qu'en accédant au menu Communication financière (toujours via la barre latérale de facturation électronique d'Aruba), vous pouvez télécharger des communications financières dans P7M dans votre base de données, voir i données de facturation et ceux de Règlements de TVA.
Android ou iOS / iPadOS, vous pouvez en effet avoir vos factures électroniques toujours à portée de main, avec la possibilité de créer, envoyer, recevoir, gérer et stocker des factures électroniques comme vous le faites depuis l'application Web.
Pour télécharger l'application, il vous suffit de la rechercher dans la boutique de votre appareil et de la sélectionner dans les résultats de la recherche (ou de visiter les liens que je viens de fournir), puis d'appuyer sur le bouton Installer / Obtenir. Si vous utilisez un appareil Apple, vous devrez peut-être vérifier votre identité avec le mot de passe Face ID, Touch ID ou Apple ID.
Une fois le téléchargement terminé, ouvrez l'application, acceptez le conditions d'utilisation est Se connecter avec votre compte. Une fois cela fait, vous pouvez créer une nouvelle facture en cliquant simplement sur le bouton (+) situé en bas à droite et en insérant i données de document sous la forme appropriée (avec la possibilité de sélectionner le client dans la liste de ceux stockés); continuez vous pouvez en ajoutant produits et services et enfin, soumettre la facture en appuyant sur le bouton approprié.
De manière tout aussi simple, vous pourrez visualiser le factures reçues (avec des notifications push qui vous informeront de leur arrivée), gérez les données personnelles des clients et fournisseurs, la liste des produits et services, partagez des documents avec le comptable et les clients via les autres applications de votre appareil et choisissez comment gérer les factures. Vous pouvez accéder à toutes les fonctions via le menu pratique ☰ en haut à gauche. Plus d'infos ici.
guide de service officiel: à l'intérieur, vous trouverez un aperçu complet de ce qu'est la facturation électronique et des solutions proposées par Aruba. Pour accéder aux différentes sections, il vous suffit de cliquer sur les éléments appropriés situés dans la barre latérale gauche.
D'autres ressources très utiles, que je vous recommande de consulter, sont la section "Foire aux questions" du site Web d'Aruba (dans laquelle il y a des réponses aux questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs du service liés à la facturation électronique), la chaîne YouTube avec des didacticiels vidéos qui illustrent le fonctionnement d'Aruba Electronic Invoicing et du magazine Aruba, qui contient à la place de nombreuses nouvelles intéressantes liées au monde de la facturation électronique.
Si vous avez besoin d'assistance, vous pouvez vous connecter à la page d'assistance d'Aruba, où vous pouvez trouver un formulaire pour demander de l'aide pour un service que vous avez acheté (dans lequel saisir les données de votre compte, puis cliquez sur le bouton Nouvelle requête) et un formulaire pour recevoir des informations sur un nouveau service qui vous intéresse (auquel vous pouvez accéder en cliquant sur le bouton Informations requises).
Article créé en collaboration avec Aruba.
