Tout comme les lettres papier classiques, qui lorsqu'elles s'accumulent finissent par encombrer trop d'espace et rendre les bibliothèques et les bureaux inutilisables, les e-mails peuvent encombrer la boîte de réception des comptes de messagerie, créant ainsi de la confusion et "mangeant" inutilement de l'espace sur le disque (au cas où des clients de messagerie hors ligne). Il est donc nécessaire de les archiver pour passer commande. Comment dites-vous? C'est exactement le problème que vous aimeriez résoudre aujourd'hui Perspectives, le célèbre Client de messagerie développé par Microsoft, mais vous ne savez pas comment procéder ? Et puis je suppose que vous êtes au bon endroit, au bon moment !
Dans les prochains paragraphes, en fait, je vais vous expliquer en détail comment archiver des e-mails dans Outlook: Je vais vous montrer la marche à suivre dans la version classique du logiciel pour Windows et macOS, dans sa version en ligne et dans sa variante mobile pour Android, iOS et Windows 10 Mobile. Par souci d'exhaustivité, je vais également vous montrer comment archiver des emails à partir d'un compte Outlook synchronisé avec des clients de messagerie "alternatifs".
Alors, êtes-vous déjà dans les "postes de commande", prêt à démarrer ? Oui? Parfait! Installez-vous confortablement, prenez tout le temps nécessaire pour vous concentrer sur la lecture des prochains paragraphes et, surtout, mettez en œuvre les « astuces » que je vais vous donner. Je suis sûr que, si vous suivez mes suggestions étape par étape, vous serez en mesure de mener à bien votre "entreprise" aujourd'hui avec un minimum d'effort. Bonne lecture !
tutoriel), sachez que vous pouvez compter sur la fonction d'archivage spécifique, qui vous permet de déplacer automatiquement les anciens messages dans un dossier séparé du reste des e-mails, en ordonnant ainsi la boîte de réception et en « rationalisant » la base de données du programme en même temps.
Avant de vous montrer les différentes étapes à suivre pour archiver des emails dans Outlook, je tiens à vous dire que pour rédiger ce guide j'ai utilisé Microsoft Outlook 2016 qui, au moment de la rédaction, est la version la plus récente du programme de la suite Office du géant de Redmond. Dans tous les cas, les instructions ci-dessous peuvent également être exécutées sur les anciennes versions du programme (à partir de la version 2007, en pratique toutes celles qui ont l'interface à onglets Ruban). Après avoir apporté cette précision, nous pouvons agir.
les fenêtres
Si vous utilisez la version d'Outlook pour les fenêtres, cliquez sur le bouton Déposer situé en haut à gauche et sélectionnez le compte de messagerie pour lequel vous souhaitez paramétrer l'archivage automatique des messages dans le menu déroulant situé sous la rubrique Information sur le compte (pas nécessaire si vous n'avez qu'une seule adresse e-mail configurée dans le programme).
À ce stade, appuyez sur le bouton Outils (l'icône du boîte aux lettres avec pinceau) et cliquez sur l'entrée Nettoyer les anciens éléments... dans le menu qui s'affiche. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cochez l'élément Archiver le dossier et tous les sous-dossiers, sélectionnez dans le menu déroulant Archiver les éléments d'antécédents la date de référence à partir de laquelle commencer l'archivage des messages et appuie sur le bouton d'accord pour enregistrer les paramètres. Si vous souhaitez enregistrer le fichier avec les e-mails stockés dans un dossier autre que celui par défaut, cliquez sur le bouton Parcourir et choisissez le dossier de destination que vous préférez.
Si vous le souhaitez, vous pouvez également archiver les e-mails en sélectionnant différents paramètres en fonction des dossiers auxquels appartiennent les messages. Pour cela, allez dans l'onglet Domicile Outlook (situé en haut à gauche), faites un clic droit sur le nom de dossier dans lequel vous souhaitez stocker des messages (par ex. Courrier entrant, Email envoyé, etc.) dans la barre latérale gauche et sélectionnez l'élément Propriété… dans le menu qui s'affiche.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez l'onglet Archivage automatique et choisissez les paramètres que vous préférez : par exemple, vous pouvez définir une date limite et un dossier de destination personnalisés pour l'archivage des messages en cochant les éléments Archiver le dossier en utilisant ces paramètres est Déplacer les anciens éléments vers puis en choisissant les paramètres souhaités. Facile, non ?
Et si vous vous posez la question, vous pouvez également archiver des messages individuels : pour ce faire, localisez l'e-mail que vous souhaitez archiver dans la boîte de réception, faites un clic droit sur l'aperçu du message et sélectionnez l'élément Archiver dans le menu qui s'ouvre. Sinon, sélectionnez l'e-mail à archiver et appuyez sur le bouton Archiver de la carte Domicile.
Tous les messages archivés se retrouveront dans le dossier Archiver: en l'ouvrant, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur les messages archivés individuels et, dans le menu qui s'ouvre, les supprimer en cliquant sur l'élément Effacer, déplacez-les dans un autre dossier en appuyant sur l'élément Bouge toi etc.
macOS
Sur la version pour macOS Malheureusement, la fonction qui permet d'archiver automatiquement les emails les plus anciens dont j'ai parlé dans le paragraphe précédent n'est pas disponible. Cependant, vous pouvez créer des règles pour archiver automatiquement les e-mails qui ont des caractéristiques particulières (par exemple, ceux qui proviennent de la même adresse e-mail.
Pour cela, cliquez sur l'onglet Domicile, appuie sur le bouton Des règles situé en haut à droite, cliquez sur l'élément Créer une règle ... et, dans la case qui s'ouvre, définissez les conditions de la règle à l'aide des menus déroulants situés en haut du formulaire. Dans la rubrique Effectuez l'action suivante, ouvrez le menu déroulant, sélectionnez l'élément Déplacer vers un dossier et, dans le menu déroulant à droite, sélectionnez l'élément Choisir le dossier ....
Dans le formulaire qui s'ouvre, tapez le nom de dossier dans lequel déplacer les emails qui remplissent les conditions que vous venez d'indiquer (ex. Archiver), sélectionnez-le et appuyez sur le bouton Choisir. Enfin, appuyez sur le bouton d'accord: tous les e-mails qui remplissent les conditions que vous avez incluses dans la règle se retrouveront automatiquement dans l'archive !
Si vous le souhaitez, vous pouvez également archiver manuellement un ou plusieurs emails comme suit : allez dans le dossier du compte où se trouvent les emails à archiver (ex. Courrier entrant), localisez le message que vous souhaitez archiver, faites un clic droit sur son aperçu et sélectionnez l'élément Archiver dans le menu qui s'ouvre.
Sinon, sélectionnez le message à archiver et appuyez sur le bouton Archiver situato in alto o, se stai agendo da un MacBook o da un iMac al quale è collegato un trackpad, posizione il cursore sul messaggio che ti interessa, come due dita fai uno swipe da destra verso sinistra sulla superficie del trackpad e poi pigia sul pulsante vert Archiver qui apparaît à droite du message.
Tous les messages que vous archivez seront déplacés vers le dossier Archiver: en l'ouvrant, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur les messages archivés individuels et, dans le menu qui s'ouvre, les supprimer en cliquant sur l'élément Effacer, déplacez-les dans un autre dossier en appuyant sur l'élément Bouge toi etc.
Page de connexion Outlook.com, appuie sur le bouton Se connecter, entrer leadresse e-mail contenant les emails que vous souhaitez archiver, cliquez sur le bouton Avant, entrer le le mot de passe de votre compte dans le champ de texte approprié, puis appuie sur le bouton Se connecter.
Une fois connecté, sélectionnez dans la colonne de gauche le dossier contenant les messages à archiver (ex. Courrier entrant, Courrier indésirable, etc.), puis localisez l'e-mail qui vous intéresse, faites un clic droit sur son aperçu et sélectionnez l'élément Archiver dans le menu qui s'ouvre. Alternativement, après avoir sélectionné un message en le cochant, appuyez sur le bouton Archiver situé dans la barre supérieure.
En cas de doute, vous pouvez déplacer le message archivé dans son "dossier d'origine" comme suit : appuyez sur l'onglet Archiver situé dans la colonne de gauche, faites un clic droit sur l'aperçu du message et cliquez sur les éléments Déplacer> [Nom du dossier vers lequel déplacer le message] (ex. Courrier entrant). Vous pouvez également déplacer le message en le sélectionnant et en appuyant sur les légendes Déplacer vers> [Nom du dossier vers lequel déplacer le message] (ex. Courrier entrant) qui se trouve dans la barre de menu en haut.
Si vous souhaitez supprimer un message archivé, placez plutôt le curseur de la souris sur son aperçu et cliquez sur l'icône du poubelle qui apparaît ou, si vous préférez, faites un clic droit sur l'aperçu de l'e-mail et sélectionnez l'élément Effacer dans le menu qui s'ouvre. Simple, non ?
Android ou iOS ? Je vous garantis que même dans ce cas l'opération que vous êtes appelé à effectuer n'est pas du tout compliquée : il vous suffit d'identifier les emails qui vous intéressent et d'appuyer sur la commande appropriée qui vous permet de les archiver.
Après avoir démarré l'application Outlook sur votre appareil, connectez-vous à votre compte (si nécessaire), appuyez sur le bouton La poste (l'icône du enveloppe de lettre situé en bas à gauche) et, dans l'écran qui s'ouvre, appuie sur le bouton (≡) situé en haut à gauche pour sélectionner la case contenant les messages à archiver (ex. Courrier entrant, Email envoyé, etc.).
À ce stade, localisez le message que vous souhaitez archiver et faites-en un glisser de droite à gauche sur son aperçu et, comme par « magie », le bouton vert apparaîtra Archiver: continuez à faire glisser votre doigt vers la gauche pour archiver le message sélectionné et le tour est joué.
Pour afficher les messages que vous avez archivés, appuyez à nouveau sur le bouton (≡) placé en haut à gauche et appuie sur l'article Archiver. Si vous souhaitez ramener un message archivé dans votre boîte de réception, il vous suffit d'en refaire un glisser de droite à gauche sur l'aperçu du message lui-même ; tandis que si vous souhaitez supprimer l'un des e-mails archivés, vous devez d'abord l'ouvrir en appuyant sur son aperçu, puis appuyez sur l'icône du poubelle en haut à droite. Plus facile que ça ?!
Archiver les e-mails Outlook dans d'autres clients de messagerie
Pour conclure, je veux vous donner quelques "conseils" sur comment archiver les e-mails Outlook dans d'autres clients de messagerie. Si vous avez configuré votre adresse e-mail Outlook dans d'autres clients, il y a de fortes chances que vous soyez intéressé à savoir comment procéder et je vous répondrai tout de suite !
- Courrier Windows 10 - appuie sur le bouton (≡) situé en haut à gauche, sélectionnez le dossier contenant les messages à archiver (ex. Courrier entrant), faites un clic droit sur l'aperçu de l'e-mail et sélectionnez l'élément Archiver dans le menu qui s'ouvre.
- Courrier Apple - si tu utilises Poster en haut Mac, sélectionnez le dossier contenant les messages à archiver dans la barre latérale gauche (par ex. Entrée> En direct), faites un clic droit sur l'aperçu du message et sélectionnez l'élément Archiver ou, alternativement, sélectionnez le message et appuyez sur le bouton Archiver placé au sommet. En haut iPhone est iPadà la place, localisez le message à archiver, glissez de droite à gauche sur son aperçu (sans atteindre l'extrémité gauche de l'écran, sinon le message sera supprimé directement), appuyez sur le bouton (…), appuyez sur l'élément Déplacer le message... et appuyez sur l'élément Archiver.
- Mozilla Thunderbird - sélectionnez dans la barre latérale gauche le dossier contenant les e-mails à archiver, faites un clic droit sur le message que vous souhaitez archiver et sélectionnez l'élément Archiver dans le menu qui s'ouvre.
