Vous avez organisé vos vacances et vous serez absent de la ville pour quelques jours. Désormais, tout est prêt, mais il ne manque qu'une seule chose: avertir vos collègues et clients que vous ne serez pas là à cette époque et que vous ne pourrez répondre à aucun de leurs e-mails. Cela ressemble à un long travail, non? En réalité, ce n'est pas le cas, comme vous pouvez le résoudre grâce à la fonctionnalité de réponse automatique de boîtes e-mail. Ce faisant, toute personne qui vous contacte recevra une réponse du programme de votre part, dans laquelle vous avertirez que vous n'êtes pas disponible actuellement.
Bien! Je parie que c'est exactement ce que vous cherchiez. Comment dites-vous? Vous disposez d'une boîte aux lettres Outlook et souhaitez savoir si cette fonctionnalité est disponible? La réponse est affirmative et dans quelques instants je vous expliquerai comment l'activer. En fait, dans le guide d'aujourd'hui, je vais vous montrer comment configurer la réponse automatique Outlook soit directement à partir du Webmail, soit via le logiciel Outlook pour Windows et macOS (quelles que soient les boîtes aux lettres configurées à l'intérieur).
J'ai hâte de commencer à lire les conseils que j'ai écrits pour vous dans ce tutoriel? Si tel est le cas, ne perdons plus de temps et commençons immédiatement. Installez-vous confortablement et faites attention aux procédures que je vais vous indiquer, afin d'être sûr de mettre en place une réponse automatisée à utiliser sur votre boîte aux lettres Outlook et au-delà. Je vous souhaite une bonne lecture et surtout un bon travail!
Webmail Outlook, la procédure à suivre est simple. Tout d'abord, accédez au lien que je vous ai donné et connectez-vous à votre boîte aux lettres Outlook avec les informations d'identification de votre compte Microsoft.
Une fois connecté, vous serez dirigé vers la boîte Outlook pour lire et rédiger des e-mails. Sur l'écran principal, cliquez suricône avec un engrenage, que vous trouvez situé en haut à droite et, dans la case qui vous est affichée, sélectionnez l'élément Afficher tous les paramètres Outlook, que vous trouverez ci-dessous.
Une fois que cela est fait, sur l'écran que vous voyez, sélectionnez les éléments La poste > Réponses automatiques, pour accéder au panneau de configuration des réponses automatiques. Puis déplacez le levier de DÉSACTIVÉ à AU près du libellé Activer les réponses automatiques, afin d'activer la fonctionnalité.
À ce stade, il ne vous reste plus qu'à configurer la réponse automatique. Pour ce faire, utilisez la zone de texte ci-dessous pour rédiger le message à envoyer automatiquement chaque fois que vous recevez l'e-mail de n'importe quel expéditeur. Vous disposerez d'un éditeur HTML avancé pour formater le texte à votre guise.
Vous devez maintenant décider si la réponse automatique doit être configurée sur tous les contacts (paramètre par défaut) ou uniquement sur vos propres contacts stockés dans le carnet d'adresses Outlook. Dans ce dernier cas, il vous suffit de mettre une coche dans la case ci-dessous Envoyer des réponses aux contacts uniquement.
Le système d'envoi de réponses automatiques peut être configuré pour fonctionner uniquement dans un intervalle de temps spécifique, afin que vous puissiez être sûr que cette fonctionnalité démarre et se termine même si vous n'avez pas la possibilité d'accéder à la boîte aux lettres. Pour ce faire, cochez la case Publier des réponses uniquement pendant une période donnée et définissez le Date et lehoraire début et fin de cette opération automatisée.
Après avoir configuré tous les paramètres mentionnés ci-dessus, cliquez sur le bouton Sauvegarder, situé en haut à droite de l'écran. Ce faisant, chaque fois que vous recevez un e-mail, une réponse automatique sera envoyée en fonction des paramètres que vous avez configurés
La procédure ci-dessus peut également être effectuée sur téléphone intelligent est Tablette, en accédant au Webmail Outlook via le navigateur de l'appareil mobile. Une fois connecté, appuyez sur l'icône ☰ situé en haut à gauche et appuie sur l'article Réponses automatiques. Cochez la case Envoyer des réponses automatiques et effectuez la même procédure indiquée dans les lignes précédentes pour créer et configurer le message de réponse automatique aux e-mails reçus.
Je vous préviens que cette fonctionnalité ne peut pas être programmée sur les smartphones et tablettes et vous devrez donc la désactiver manuellement lorsque vous n'en avez plus besoin, en décochant la case Envoyer des réponses automatiques.
comment télécharger Outlook e comment le configurer, pour en savoir plus sur le sujet.
Dans les chapitres suivants, cependant, je vais vous montrer la procédure pour mettre en place une réponse automatique sur Microsoft Outlook, à la fois via le client de bureau disponible sur Windows et via celui de macOS. Je vous préviens que le système de réponses automatiques est disponible pour toutes les boîtes aux lettres qui ont pris en charge cette fonctionnalité dans le passé. Le client n'a pas besoin de continuer à fonctionner sur le PC, car la réponse automatique sera transmise au serveur de messagerie pour fonctionner même lorsque le PC est éteint.
Pour les comptes configurés dans IMAP est POP3cependant, cette fonctionnalité peut ne pas être disponible. Vous pouvez ensuite vous référer à ce chapitre pour utiliser la fonction Des règles, qui ne fonctionne que si le client Outlook est en cours d'exécution sur le PC.
les fenêtres
Configurer Microsoft Outlook en haut les fenêtres lors de l'envoi de réponses automatiques, suivez la procédure que je vais vous expliquer dans les prochaines lignes, qui ne vous prendra que quelques minutes de votre temps.
Commencez par démarrer Microsoft Outlook, via son icône sur le bureau ou dans le menu Démarrer. Une fois cela fait, sélectionnez l'onglet Déposer en haut, pour ouvrir un nouvel écran, et appuyez sur le bouton Réponses automatiques (absent du bureau).
Vous verrez une nouvelle boîte à travers laquelle vous pouvez configurer la réponse automatique à envoyer à ceux qui vous envoient un nouvel e-mail. D'abord, puis activez la boîte Envoyer des réponses automatiques et décidez s'il faut définir un intervalle de temps pour le début et la fin du processus automatisé, en activant la case Envoyer uniquement dans l'intervalle de temps et en utilisant les menus déroulants pour choisir le Date et lemaintenant du début et de la fin.
Il ne vous reste plus qu'à composer le message de la réponse automatique. Pour ce faire, utilisez les onglets Interne à l'organisation, pour configurer un message à envoyer à vos collègues appartenant au même groupe de travail, et / ou Externe à l'organisation, c'est-à-dire pour répondre à n'importe quel expéditeur. Dans ce dernier cas, vous devez d'abord activer la case Envoyer une réponse automatique aux utilisateurs extérieurs à l'organisation puis choisissez si cette réponse doit être envoyée uniquement aux contacts Outlook (Contacts personnels uniquement) ou n'importe qui (Utilisateurs externes à l'organisation).
Enfin, utilisez la zone de texte avec l'éditeur HTML avancé pour créer le message de réponse et appuyez sur la touche d'accord, pour confirmer l'opération. Si l'opération réussit, une notification s'affichera sur l'écran principal d'Outlook, indiquant que les réponses automatiques sont actives et que vous pouvez les désactiver en cliquant sur le bouton approprié Désactiver.
macOS
Aussi à travers Perspectives pour macOS vous pouvez configurer la réponse automatique pour les messages électroniques entrants. Pour ce faire, allez dans l'onglet Outils et appuyez sur le bouton Hors site.
Dans le nouvel écran qui s'affiche, cochez la case Envoyer des réponses automatiques pour le compte. À ce stade, utilisez la zone de texte Répondez une fois à chaque expéditeur avec pour remplir le message à utiliser dans la réponse automatique. Ensuite, cochez la case Soumettez vos réponses uniquement pendant cette période, pour configurer le Date et lemaintenant début et fin de l'opération automatisée.
Si vous souhaitez également envoyer une réponse à des expéditeurs externes à votre équipe de travail, vous pouvez activer la case Il envoie également des réponses aux expéditeurs extérieurs à l'organisation, en tapant le texte dans la zone de texte appropriée, puis en choisissant les options Uniquement aux expéditeurs inclus dans la liste de contacts, pour envoyer des réponses uniquement aux membres du carnet d'adresses, ou Envoyer à tous les expéditeurs externes, c'est-à-dire à toute adresse e-mail, y compris celles des newsletters. Lorsque vous avez terminé de configurer la réponse automatique, appuyez sur le bouton d'accord confirmer.
Utilisez les règles Outlook pour configurer une réponse automatique
Dans Microsoft Outlook vous pouvez également configurer une réponse automatique pour les adresses e-mail configurées dans IMAP ou alors POP3 ou des boîtes qui ne prennent pas en charge cette fonctionnalité de Microsoft. Cependant, les réponses ne fonctionneront que si Outlook est en cours d'exécution sur le PC, car la fonctionnalité sera utilisée Des règles, dont je vous parlerai dans les prochains paragraphes.
les fenêtres
En haut les fenêtres, démarrer Perspectives et cliquez sur le bouton Nouveau message électronique, situé à gauche dans l'onglet Domicile. Ensuite, remplissez le message texte pour la réponse automatique, en incluant également le sujet, puis cliquez sur les éléments Déposer > Enregistrer avec le nom, en choisissant comme format Modèle Outlook OTF.
Après avoir enregistré la réponse automatique dans FTO, il est temps de le configurer dans une règle Outlook. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Déposer puis appuyez sur le bouton Règles et avertissements. Dans l'écran qui vous est présenté, cliquez sur le bouton Nouvelle règle et choisissez l'option Appliquer la règle à tous les messages reçus, puis en appuyant sur Avant.
À ce stade, appuyez à nouveau sur le bouton Avant, sans sélectionner d'options et confirmez votre choix en cliquant sur Oui. Sur l'écran suivant, choisissez la case Répondre en utilisant un modèle spécifique et cliquez sur le libellé Modèle spécifique que vous trouvez ci-dessous. Il explore ensuite les dossiers sur votre ordinateur pour trouver le fichier FTO précédemment enregistré et appuyez sur le bouton Vous ouvrez.
Maintenant, appuyez sur le bouton Avant deux fois de suite et, enfin, sur celui nommé finir. Cela créera une règle qui enverra une réponse automatique à tous les messages reçus lors de l'exécution d'Outlook. Pour le désactiver, il suffit de revenir à la rubrique Règles et avertissements et supprimez la règle dans la liste, en utilisant le bouton approprié Effacer.
macOS
En haut macOSAu lieu de cela, la configuration d'une réponse automatique par règle est plus simple que la procédure pour Windows. Sélectionnez l'onglet Organiser et appuyez sur le bouton Des règlesen sélectionnant l'élément Modifier les règles, à partir de la case qui vous est montrée.
Une fois cela fait, cliquez sur l'entrée IMAP ou alors POP sur la gauche, en fonction de la façon dont vous avez configuré la boîte aux lettres, et appuyez sur le bouton + que vous trouverez ci-dessous, pour créer une nouvelle règle. Dans la section Effectuez l'action suivante, appuie sur le bouton + à droite et cliquez sur le menu déroulant correspondant à l'élément Déplacer le message. Sélectionnez ensuite l'élément Réponse et cliquez sur la case à côté Texte de réponse. Tapez ensuite la réponse à envoyer et appuyez sur la touche d'accord. Appuyez à nouveau sur le bouton d'accord pour confirmer la création de la règle.
