Compte tenu des nombreuses demandes que j'ai reçues à ce sujet, je veux aujourd'hui traiter de nouveau avec Excel et sa fonction que beaucoup sous-estiment: les menus déroulants.

Avec les menus déroulants, vous pouvez simplifier la saisie de données dans des feuilles de calcul en évitant de taper plusieurs fois des données récurrentes (par exemple, les jours de la semaine, les noms de personnes, les catégories de produits, etc.). Leur utilité est dictée par le fait qu'ils sont extrêmement flexibles: ils peuvent tirer leurs informations d'une séquence de cellules déjà présentes dans la feuille de calcul ou d'une série d'options définies "manuellement" par l'utilisateur. Dans les deux cas, leur utilisation est extrêmement intuitive et, une fois découvert les commandes pour les créer, elles deviennent presque indispensables.

Êtes-vous prêt à faire leur connaissance? Eh bien, alors prenez cinq minutes de temps libre et mettez en pratique les instructions surcomment créer des menus déroulants Excelque vous trouverez ci-dessous. Je vous assure qu'en dépit d'être un débutant avec Excel, vous ne rencontrerez aucune difficulté. Le tutoriel a été créé sur la base d'Office 2016 pour Windows, mais les indications qu'il contient sont également valables pour les versions précédentes de la suite (à partir de 2007) et pour la version Mac d'Excel. Bonne lecture!

Liste simple

Comme déjà mentionné, les menus déroulants Excel peuvent contenir des valeurs définies directement par l'utilisateur - donc des phrases, des mots ou des chiffres présents exclusivement dans le menu - ou des valeurs déjà présentes dans d'autres zones (ou d'autres pages ) de la feuille de calcul.

Pour créer le premier type de menu déroulant contenant les valeurs définies directement par l'utilisateur, vous devez sélectionner les cellules dans lesquelles insérer le menu et cliquer sur le boutonData Validation pulsante situé dans l'ongletDatadans Excel (en haut à droite) ). Si vous ne le trouvez pas, c'est l'icône qui représente deux champs de texte blanc: à côté du premier, il y a une coche verte et à côté de la seconde un signe d'interdiction rouge.Si vous avez besoin d'un coup de main pour sélectionner plusieurs cellules en même temps, sachez qu'il suffit de cliquer sur la première cellule à inclure dans la sélection; Ensuite, maintenez la touche

Shift (ift Shift)enfoncée sur le clavier de l'ordinateur et cliquez sur la dernière cellule à sélectionner (en supposant que vous voulez sélectionner une plage de cellules appartenant à la même colonne ou rangée). Pour sélectionner des cellules "éparses" dans différentes lignes et colonnes, utilisez la combinaisonCtrl + clicsur Windows et la combinaisoncmd + clicsur MacMaintenant, vous devez définir les valeurs à afficher dans le menu déroulant. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez l'élément «Liste» dans le menu «Autoriser» et tapez, dans le champ «Origine», toutes les options que vous souhaitez afficher dans le menu (en les séparant par un point-virgule). Par exemple, si vous souhaitez que les entrées

Valeur 1,Valeur 2etValeur 3apparaissent dans le menu déroulant, dans le champ Source d'Excel, vous devez taperValeur 1, Valeur 2, Valeur 3.À ce stade, appuyez sur le boutonOKpour enregistrer les paramètres, sélectionnez l'une des cellules dans lesquelles vous avez inséré le menu déroulant et vous verrez une petite flècheapparaître sur la droite. Cliquez sur cette flèche et vous verrez apparaître un menu avec toutes les options que vous avez précédemment spécifiées dans le champ "Origine" d'Excel.Ensuite, pour modifier les options disponibles dans le menu déroulant, sélectionnez à nouveau les cellules de votre feuille de calcul, cliquez sur le bouton puls Excel Data Validation pulsante et modifiez les valeurs dans le champ camp Origin campo.Menu déroulant avec des valeurs de la feuille de calculVoyons maintenant

comment créer des menus déroulants Excelen utilisant des valeurs déjà présentes dans la feuille de calcul.La première étape à suivre consiste à sélectionner les cellules contenant les données que vous souhaitez inclure dans votre menu déroulant. Les cellules doivent être placées sur la même ligne ou sur la même colonne (sans rupture entre une cellule et l'autre).Une fois l'opération terminée, sélectionnez l'ongletFormules Excel e et cliquez sur le boutonDéfinir le nom du pulsant situé en haut à droite (l'icône de la marque blanche). Dans la fenêtre qui apparaît,type de nom de

sous lequel vous voulez regrouper les valeurs que vous venez de sélectionner (par exemple.catégories si vous avez sélectionné une liste avec différentes catégories de produits, jourssi vous avez sélectionné une liste avec tous les jours de la semaine et ainsi de suite) et cliquez sur le bouton

OK

pour enregistrer les modifications.Enfin, sélectionnez les cellules où vous souhaitez insérer votre menu déroulant, allez dans l'onglet ExcelData and et cliquez sur le bouton

Data Validation

situé en haut à droite (l'icône des deux champs de texte avec la coche verte et le signe d'interdiction rouge).Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez la listeoption Autoriserdans le menu et tapez dans le champorigine, le nom de l'ensemble de données que vous avez sélectionné plus tôt, anticipant le symbole « = ». Par exemple, si vous voulez créer un menu déroulant avec les valeurs du groupe « jours » vous devez taper= jours, alors que si vous voulez créer un menu déroulant avec les valeurs du groupe « catégories » vous devez taper =catégories. Appuyez ensuite sur le boutonOK

et vous verrez apparaître un menu contextuel dans toutes les cellules que vous avez précédemment sélectionnées.Maintenant, essayez de deviner: ce qui contiendra les menus déroulants qui sont apparus dans les cellules de votre feuille de calcul? Exactement! Toutes les valeurs des cellules que vous avez regroupées au début de la procédure.Une autre chose très intéressante à souligner: en changeant les valeurs dans les cellules groupées au début de la procédure, les entrées dans les menus déroulants sont également modifiées. Tout complètement automatiquement. Confortable, non?Si vous le souhaitez, vous pouvez également modifier les groupes de cellules précédemment groupés et y ajouter ou en supprimer des valeurs. Pour modifier la plage de cellules faisant partie d'un groupe, sélectionnezFormules Excel, onglet, cliquez sur le bouton

Gérer les noms pulsante et double-cliquez sur le nom du groupe que vous souhaitez modifier. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur l'icône de la flèche rouge(en bas à droite) et définissez la nouvelle plage de cellules à inclure dans le groupe.Avez-vous changé d'avis et souhaitez supprimer un menu déroulant précédemment créé dans Excel? Pas de problème Si vous changez d'avis, vous pouvez supprimer pulldown à partir de cellules Excel menus en sélectionnant ce dernier, en cliquant surdonnées bouton de validation situé dans l'informationprogramme de carte(en haut à droite) et en appuyant sur le boutonTout supprimerprésent dans la fenêtre qui s'ouvre.