Dernièrement, vous avez remarqué que lorsque vous recevez des e-mails d'amis et de collègues de travail, en bas de leurs e-mails se trouve une zone comprenant le nom, le prénom, le numéro de téléphone, le contact Skype et d'autres informations : c'est ce qu'on appelle Signature et c'est un morceau de texte personnalisable, que tous les principaux clients de messagerie et services WebMail peuvent automatiquement ajouter à la fin de chaque message envoyé.

En fonction du type de message formulé, il est possible de créer signatures simples (comprenant uniquement votre nom) ou signature complète (comme celui dont je vous ai parlé tout à l'heure, dans lequel vous pouvez inclure vos contacts et informations personnelles). Dans quels cas utiliser un type de signature plutôt qu'un autre ? Et, en plus, comment personnaliser la signature automatique à appliquer aux messages envoyés ? Dans le tutoriel d'aujourd'hui, je voudrais répondre à toutes ces questions.

Comment dites-vous? Cela vous intrigue beaucoup ? Très bien! Mettez-vous donc à l'aise et prenez tout le temps qu'il faut pour vous concentrer sur la lecture des prochains paragraphes, afin de découvrir une fois pour toutes comment signer un email. Je suis sûr qu'en suivant attentivement les "conseils" que je vais vous donner, vous n'aurez pas le moindre problème à créer une signature personnalisée à apposer sur les messages électroniques que vous envoyez à vos proches, amis et collègues. Je vous souhaite une bonne lecture !

LinkedIn, adresse du bureau, etc.).

Pour créer la signature complète, vous pouvez taper toutes ces informations de temps en temps ou, ce que je vous recommande fortement de faire pour éviter de perdre un temps précieux ou de faire des erreurs dans la saisie de ces informations, créer une signature "standard" à utiliser en modifiant certains clients paramètres ou en utilisant des services ad hoc (dont je parlerai sous peu).

Avant d'apposer votre signature complète sur l'e-mail, cependant, dans ce cas également, il est bon de dire au revoir en utilisant la formule de salutation qui convient le mieux au message écrit. La formule d'adieu doit être choisie en fonction du type d'accueil initial utilisé. Si vous vous présentez avec salutations plus formelles, comme, comment "Cher Monsieur." ou alors "Chère Madame.", il serait conseillé d'utiliser des formulaires d'adieu tels que"Salutations distinguées" ou alors "Cordialement". Si, par contre, vous vous êtes présenté avec salutations moins formelles, comme, comment "Cher Monsieur." ou alors "Salut", vous pourriez dire au revoir avec des phrases comme"Bonne continuation" ou alors "Bonne journée“.

Voici un exemple de signature complète à utiliser dans les e-mails formels.

chapitre précédent). Si vous ne souhaitez pas saisir ponctuellement vos nom, prénom et éventuellement toutes vos coordonnées, vous pouvez créer une signature pour les e-mails à insérer automatiquement à la fin de chaque message. Voici comment en faire un paramètres des principaux clients de messagerie ou en utilisant des dieux prestations de service ad hoc.

Paramètres du client de messagerie

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Tous majeurs Client de messagerie offrent la possibilité de créer une signature personnalisée à appliquer automatiquement à vos messages. En créer un est vraiment simple, laissez-moi vous montrer comment procéder sur les principaux Client de messagerie.

  • Mozilla Thunderbird - appuie sur le bouton (≡) en haut à droite, sélectionnez les éléments Options> Paramètres du compte dans le menu qui s'ouvre, cliquez sur le vôtre adresse e-mail dans la barre latérale de la fenêtre du programme et entrez le vôtre signature personnalisée Sur le terrain Texte pour signature.
  • Microsoft Outlook - si vous utilisez la version pour les fenêtres Outlook, appuie sur le bouton Déposer situé en haut à gauche, allez dans le menu Options et sélectionnez l'article La poste de la barre latérale gauche. Puis il appuie sur le bouton Signatures et définissez le vôtre signature personnalisée en utilisant les champs de texte appropriés. Si vous utilisez la version pour Mac Outlook, allez dans le menu Outlook> Préférences (en haut à gauche) et, dans la fenêtre qui s'ouvre, appuie sur la voix Signatures. Si vous utilisez leApplication Outlook pour Android et iOS, appuyez sur le bouton (≡), appuyez sur l'icône de la roue situé en bas à gauche, sélectionnez l'élément Signature et créez le vôtre signature personnalisée dans le champ de texte approprié.
  • Outlook.com - connectez-vous à votre compte Outlook via le navigateur, appuyez sur l'icône de la roue situé en haut à droite, cliquez sur le lien Afficher tous les paramètres Outlook (en bas), appuie sur la carte La poste dans la case qui s'affiche, cliquez sur l'élément Composer et répondre et entrez votre signature personnalisée dans le champ de texte Signature d'e-mail, mais n'oubliez pas de cocher les cases Inclure automatiquement ma signature dans les nouveaux messages que j'écris est Inclure automatiquement ma signature dans les messages que je transfère ou auxquels je réponds. Pour confirmer les modifications, appuyez sur le bouton Sauvegarder situé en haut à droite.
  • Courrier Windows 10 - si vous utilisez le client présent "standard" sur Windows 10, vous pouvez créer votre signature personnalisée en cliquant sur l'icône de la roue situé en bas à gauche puis en appuyant sur l'élément Signature de la barre latérale à droite.
  • Courrier Apple - du Mac aller au menu Courrier> Préférences... (en haut à gauche, dans la barre de menu macOS) et sélectionnez l'onglet Signatures pour aller à la section application qui vous permet de créer un signature personnalisée. De iPhone est iPad, aller à Paramètres> Courrier> Signature et, dans le champ de texte relatif à l'un de vos comptes utilisés dans le client, saisissez le signature personnalisée vous voulez utiliser.
  • Gmail - si vous souhaitez agir à partir de Version Web du service de messagerie Google, Connectez-vous à votre compte, clique sur l'icône de la roue situé en haut à droite, sélectionnez l'élément Paramètres, faites défiler la page et ajoutez le signature personnalisée dans le champ de texte Signature. Si vous préférez agir deApplication Gmail pour Android et iOS, en revanche, appuie sur le bouton (≡) situé en haut à gauche, appuyez sur l'élément Paramètres, appuie sur votre adresse Gmail ([email protected]), appuyez sur l'élément Paramètres de signature, déplacer vers le haut AU le levier situé à côté de la voix Signature mobile et saisissez la signature personnalisée que vous souhaitez utiliser.

Services de création de signatures complètes

Comment signer un e-mail

Comme je vous l'ai dit tout à l'heure, vous pouvez créer une signature personnalisée en adressant également certains services spécialisés. Je prévois déjà que presque toutes les solutions qui vous permettent de créer des signatures personnalisées pour vos e-mails proposent des forfaits gratuits (dans lesquels ils incluent généralement un filigrane ou une référence au service utilisé) et des forfaits Premium (qui offrent plus de possibilités de personnalisation). En voici quelques-uns qui pourraient vous convenir.

  • Sur moi - c'est un service en ligne très connu (disponible également sous forme d'extension gratuite pour Google Chrome), qui vous permet de créer facilement des signatures complètes et personnalisées pour votre adresse e-mail, où vous pouvez toujours créer un lien vers votre page personnelle créé à l'aide de About.self. En souscrivant à la version Premium du service, qui démarre à 6,58$/mois, il est possible de signer l'email en insérant le lien vers un domaine personnel, de supprimer la mention « about.me » de la signature et de bénéficier d'autres avantages, qui sont répertoriés ici.
  • WiseStamp - est un service qui vous permet de créer gratuitement des signatures personnalisées (également disponible en extension pour Google Chrome et Mozilla Firefox). Pour créer plus de signatures personnalisées et utiliser les outils avancés du service, vous devez vous abonner à sa version Premium, qui commence à 2,99 $ par mois. Plus d'infos ici.
  • Signature - est un autre service en ligne permettant de créer des signatures personnalisées à utiliser dans vos comptes de messagerie. Il est compatible avec plusieurs fournisseurs, dont Gmail et Outlook. La signature peut être utilisée gratuitement pendant 30 jours : à la fin de l'essai, vous devez souscrire à l'un des forfaits Premium disponibles, à partir de 5,99 $/mois.

PEC il fonctionne de manière très similaire aux e-mails "classiques" et ne nécessite pas l'utilisation de périphériques matériels dédiés (comme c'est le cas avec le signature numérique à apposer sur d'autres types de documents), mais en plus il offre l'avantage que les messages envoyés ont une valeur légale (tant qu'ils sont envoyés à d'autres adresses PEC).

Les boîtes aux lettres PEC peuvent être utilisées confortablement sur tous les principaux clients de messagerie (il suffit de configurer correctement les protocoles IMAP est POP), à travers je Services de messagerie Web offerts par divers fournisseurs et, dans certains cas, même par le biais de application mobile. De plus, l'envoi de messages par courrier électronique certifié s'effectue de la même manière que les messages électroniques "traditionnels". En effet, lors de la phase d'envoi, le responsable du service se chargera de la vérification du respect des normes du message envoyé et l'enverra au responsable du destinataire qui, à son tour, fera toutes les vérifications nécessaires, puis l'enverra à l'adresse PEC du destinataire.

Comme vous vous en doutez bien, pour avoir un PEC il faut payer, mais dans tous les cas les frais d'abonnement des principaux fournisseurs sont assez accessibles et, la plupart du temps, s'élèvent à quelques dizaines d'euros par an (au moins en ce qui concerne les comptes avec les fonctions de base). Pour plus d'informations à ce sujet, je vous suggère de consulter mon guide sur la façon d'activer le PEC : vous y trouverez des instructions détaillées sur la façon d'activer un compte de messagerie certifié avec les principaux fournisseurs (par exemple Aruba, PosteItaliane, Libero, InfoCert, etc.) .